FAQ — Gegevensimport

Welke importformaten worden ondersteund?

CSV en TSV, via kopiëren en plakken vanuit Excel, Google Sheets, Numbers of Calc. De volledige JSON-export van het account is beschikbaar voor de beheerder (back-up); het opnieuw importeren van een volledig JSON-account is daarentegen een hersteloperatie die Omniscol uitvoert, geen gewone handeling op het beheerscherm.

Voor specifieke migraties, zie Overzicht.

Wordt de identificatie door het systeem gegenereerd?

Ja. Bij de import van leerlingen, docenten of klassen genereert Omniscol een stabiele interne identificatie: voor personen is die afgeleid van de voornaam en de achternaam, voor een groep bevat die de bovenliggende klas (<classe>:<groupe>). Het patroon van de inlognaam (voornaam-achternaam, achternaam-voornaam of identificatienummer) stelt u in bij de Algemene instellingen, veld Gebruikersnaam.

U kunt ook uw eigen referentie vastleggen via het veld externe identificatie / registratienummer — handig voor de traceerbaarheid met uw schoolinformatiesysteem en om naamgenoten uit elkaar te houden.

Moet bij groepen altijd de klas vermeld worden?

Ja. Een groep is altijd een onderverdeling van een klas. De ID van een groep bevat de bovenliggende klas. In de importbestanden voor lessen werken de kolommen “klas” en “groep” met elkaar samen.

Zie Klas, groep, subgroep.

Is de volgorde van de kolommen in de tabel van belang?

Het importscherm opent een kolomsjabloon waarin elke positie een vast type heeft (het vak, de docent, het lokaal… nemen elk een verwachte kolom in). U herschikt de kolommen van het sjabloon zodat ze overeenkomen met de volgorde van uw brontabel: het kopiëren en plakken blijft dan netjes, zonder dat u uw bestand hoeft te herschrijven. Zie Massale import van cursussen via een spreadsheet.

Welke scheidingstekens voor lijsten (meerdere docenten, meerdere groepen enzovoort)?

De gebruikelijke scheidingstekens worden binnen één veld herkend: komma, puntkomma, schuine streep, verticale streep, plusteken, ampersand of regeleinde. De importmotor herkent de conventie die in het veld gebruikt wordt.

Wat gebeurt er als de tabel onbekende vakken bevat?

In stap 4 van de import stelt Omniscol voor om de onbekende entiteiten aan te maken. Voor aangepaste vakken en bepaalde docenten kunt u vragen om ze aan de kant van Beheer aan te maken, zodat ze in de hele school beschikbaar zijn. De labels corrigeert u in stap 3, bij het opheffen van de dubbelzinnigheden.

Worden complexe lessen correct geïmporteerd?

Gedeeltelijk. De importmotor herkent goed:

• eenvoudige lessen (vak + klas + docent + lokaal + tijdslot),
• eenvoudig afwisselende lessen (A/B),
• lessen met meerdere docenten (co-teaching),
• lessen met meerdere lokalen.

Minder goed herkent hij het volgende, dat dus handmatig afgewerkt moet worden:

• gekoppelde lessen (afwisseling van halve groepen),
• complexe aaneenschakelingen,
• groepen van groepen,
• lessen buiten tijdraster met precieze tijden.

Wat te doen als de import op een omvangrijk bestand mislukt?

• Controleer of er geen lege regels of samengevoegde cellen zijn.
• Splits het bestand op in deelbestanden (per klas, per campus, per semester).
• Geef de voorkeur aan een volledige export van het bronaccount, vaak netter dan een handmatige gedeeltelijke export.