Externe docenten (op uurbasis, visiting professors)

Het hoger onderwijs doet in ruime mate een beroep op externe docenten: docenten op uurbasis uit het werkveld, professionals die incidenteel lesgeven, gastdocenten van andere instellingen (visiting professors). Hun beheer verschilt van dat van de vaste docenten: weinig uren, een rooster dat de school ondergaat in plaats van zelf bepaalt, soms een contract op uurbasis.

Een docent als extern markeren

Op de docentfiche (Docenten beheren) maakt de schakelaar Externe docent (beschikbaar met het Premium-plan) het onderscheid tussen docenten op uurbasis en vaste docenten. De markering heeft twee concrete gevolgen:

• een pictogram vóór de naam van de docent in de lijsten en in de tooltips van de lessen,
• een eigen kolom in de tabelweergaven en in de spreadsheet-exports, om de docenten op uurbasis apart te kunnen zien (bijvoorbeeld om de uren te volgen die door vaste docenten dan wel door externen zijn gegeven).

Beschikbaarheid invoeren

De beschikbaarheid van een docent op uurbasis verloopt vaak per datum in plaats van per week: hij stemt ermee in om les te geven op dinsdag 12 maart en dinsdag 19 maart, maar niet elke dinsdag. Voor dat geval is het invoeren van de beschikbaarheid in kalendermodus, inbegrepen in het Premium-plan, de natuurlijke oplossing.

Zonder het Premium-plan voert u bij benadering wekelijkse beschikbaarheid in (dinsdagmiddag) en vergrendelt u de lessen daarna een voor een met de hand.

Diensturen en contractvorming

Docenten op uurbasis hebben doorgaans een urenpakket dat bij de werving is vastgelegd (30 uur over het jaar, een module van 15 uur). Met het veld Diensturen op de fiche legt u dat pakket vast; de diagnose meldt het wanneer de ingeplande uren het overschrijden.

Voor contracten op uurbasis (betaling per les in plaats van per maand) voedt de export van de statistieken per docent het externe proces van salarisadministratie of facturering.

Communicatie

Docenten op uurbasis melden zich minder vaak aan bij de toepassing dan een vaste docent. Drie gebruiksgevallen:

• Volwaardig account — de docent op uurbasis ontvangt zijn inloggegevens en raadpleegt zijn rooster, voert zijn beschikbaarheid in en meldt zijn afwezigheden vanaf het docentenportaal.
• Alleen een iCal-link — geen account, alleen een iCal-abonnementslink om zijn lessen met zijn persoonlijke agenda te synchroniseren.
• E-mailherinnering (buiten de toepassing) — de beheerder brengt de docent op uurbasis per e-mail op de hoogte vóór zijn lessen; de docent zelf meldt zich nooit aan. Die herinnering is handmatig: Omniscol verstuurt geen automatische melding per les. Zo'n herinnering is buiten Omniscol eenvoudig te bouwen met de API voor het ophalen van de roosters, met een filter op de docenten. Een wekelijkse verwerking stelt bijvoorbeeld een overzicht samen, giet dat in een eigen sjabloon van de school en verstuurt het via de maildienst van de instelling. Door die dienst te gebruiken blijft de afzenderreputatie behouden en blijven valse positieven bij spamfilters beperkt.

Af te stemmen op het profiel (een senior consultant heeft geen tijd om een zoveelste account te beheren; een promovendus die een paar uur lesgeeft, went daar moeiteloos aan).