Intervenants externes (vacataires, visiting)

L'enseignement supérieur fait largement appel à des intervenants externes : vacataires sectoriels, professionnels qui interviennent ponctuellement, professeurs invités d'autres établissements (visiting). Leur gestion est différente de celle des permanents : peu d'heures, planning subi par l'école plutôt que choisi, parfois contractualisation à l'heure.

Marquer un intervenant comme externe

Dans la fiche professeur (Gérer les professeurs), l'interrupteur Professeur externe (disponible avec le plan Premium) permet de distinguer les vacataires des permanents. Le marqueur a deux effets concrets :

• une icône devant le nom de l'intervenant dans les listes et les infobulles des séances,
• une colonne dédiée dans les vues tableau et les exports tableur, pour isoler les vacataires (par exemple pour suivre les heures faites par des permanents vs des externes).

Saisie des disponibilités

La disponibilité d'un vacataire est souvent calendaire plutôt qu'hebdomadaire : il accepte d'intervenir le mardi 12 mars et le mardi 19 mars, mais pas tous les mardis. Pour ce cas, la saisie des disponibilités en mode calendrier, incluse dans le plan Premium, est la solution naturelle.

Sans le plan Premium, saisissez des disponibilités hebdomadaires approximatives (mardi après-midi) puis verrouillez les séances une à une à la main.

Service horaire et contractualisation

Les vacataires ont en général une enveloppe horaire définie au recrutement (30 heures sur l'année, un module de 15 heures). Le champ Service horaire dans la fiche permet de tracer l'enveloppe ; le diagnostic remonte si les heures planifiées la dépassent.

Pour la contractualisation à l'heure (paiement à la séance plutôt qu'au mois), l'export des statistiques par professeur alimente le processus de paie / facturation externe.

Communication

Les vacataires ont moins de connexions à l'application qu'un permanent. Trois cas d'usage :

• Compte plein — le vacataire reçoit ses identifiants et consulte son EDT, saisit ses disponibilités, déclare ses absences depuis le portail professeur.
• Lien iCal seul — pas de compte, juste un lien d'abonnement iCal pour synchroniser ses séances avec son agenda personnel.
• Rappel par e-mail (hors application) — l'administrateur prévient le vacataire par e-mail avant ses interventions ; le vacataire ne se connecte jamais. Ce rappel est manuel : Omniscol n'envoie pas de notification automatique par séance. Un tel rappel se développe facilement en dehors d'Omniscol via l'API de récupération des plannings, en filtrant sur les professeurs. Un traitement hebdomadaire, par exemple, construit un résumé injecté dans un modèle propre à l'école, puis l'envoie via le service mail de l'établissement. Passer par ce service préserve la réputation d'expéditeur et limite les faux positifs anti-spam.

À calibrer selon le profil (un consultant senior n'a pas le temps de gérer un n-ième compte ; un doctorant qui enseigne quelques heures s'y adaptera facilement).