Externe Dozenten (Lehrbeauftragte, Gastdozenten)

Die Hochschullehre greift stark auf externe Dozenten zurück: branchenbezogene Lehrbeauftragte, Fachleute, die gelegentlich unterrichten, Gastprofessoren anderer Einrichtungen. Ihre Verwaltung unterscheidet sich von der der Festangestellten: wenige Stunden, ein Zeitplan, den die Schule hinnehmen muss statt ihn festzulegen, mitunter Verträge auf Stundenbasis.

Einen Dozenten als extern markieren

Im Lehrkraft-Profil (Lehrkräfte verwalten) unterscheidet der Schalter Externe Lehrkraft (im Premium-Plan verfügbar) die Lehrbeauftragten von den Festangestellten. Der Marker hat zwei konkrete Auswirkungen:

• ein Symbol vor dem Namen des Dozenten in Listen und in den Kurzinfos der Unterrichtsstunden,
• eine eigene Spalte in den Tabellenansichten und den Tabellenkalkulations-Exporten, um die Lehrbeauftragten herauszufiltern (zum Beispiel, um die von Festangestellten vs. Externen geleisteten Stunden nachzuverfolgen).

Erfassung der Verfügbarkeiten

Die Verfügbarkeit eines Lehrbeauftragten ist oft datumsbasiert statt wöchentlich: Er sagt zu, am Dienstag, den 12. März, und am Dienstag, den 19. März, zu unterrichten, aber nicht jeden Dienstag. Für diesen Fall ist die Erfassung der Verfügbarkeiten im Kalendermodus, im Premium-Plan enthalten, die natürliche Lösung.

Ohne den Premium-Plan erfassen Sie näherungsweise wöchentliche Verfügbarkeiten (Dienstagnachmittag) und sperren dann die Unterrichtsstunden einzeln von Hand.

Arbeitszeit und Vertragsgestaltung

Lehrbeauftragte haben in der Regel ein bei der Einstellung festgelegtes Stundenkontingent (30 Stunden im Jahr, ein Modul von 15 Stunden). Das Feld Arbeitszeit im Profil erlaubt es, das Kontingent nachzuverfolgen; die Diagnose meldet, wenn die geplanten Stunden es überschreiten.

Für die Vertragsgestaltung auf Stundenbasis (Bezahlung pro Unterrichtsstunde statt pro Monat) speist der Export der Statistiken je Lehrkraft den externen Lohn-/Fakturierungsprozess.

Kommunikation

Lehrbeauftragte melden sich seltener an der Anwendung an als eine Festangestellte. Drei Anwendungsfälle:

• Vollständiges Konto — der Lehrbeauftragte erhält seine Zugangsdaten und sieht seinen Stundenplan ein, erfasst seine Verfügbarkeiten, meldet seine Abwesenheiten über das Lehrkraft-Portal.
• Nur iCal-Link — kein Konto, nur ein iCal-Abonnementlink, um seine Unterrichtsstunden mit seinem persönlichen Kalender zu synchronisieren.
• E-Mail-Erinnerung (außerhalb der Anwendung) — der Administrator benachrichtigt den Lehrbeauftragten per E-Mail vor seinen Einsätzen; der Lehrbeauftragte meldet sich nie an. Diese Erinnerung ist manuell: Omniscol versendet keine automatische Benachrichtigung je Unterrichtsstunde. Eine solche Erinnerung lässt sich außerhalb von Omniscol leicht über die API zum Abruf der Stundenpläne erstellen, gefiltert auf die Lehrkräfte. Ein wöchentlicher Vorgang etwa erstellt eine Zusammenfassung, die in eine schuleigene Vorlage eingefügt und dann über den Maildienst der Einrichtung versendet wird. Der Weg über diesen Dienst wahrt die Absenderreputation und begrenzt Anti-Spam-Fehlalarme.

Nach Profil abzustimmen (ein Senior-Berater hat keine Zeit, ein weiteres Konto zu verwalten; ein Doktorand, der einige Stunden unterrichtet, findet sich leicht damit zurecht).