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Migration von einer selbst erstellten Excel-Tabelle

Viele Einrichtungen — vor allem kleine Strukturen, Privatschulen, Kurzlehrgänge — verwalten ihren Stundenplan noch in einer selbst erstellten Excel-Tabelle. Die Migration zu Omniscol ist in diesem Fall besonders einfach: kein proprietäres Format zu entschlüsseln, nur ein wenig Disziplin, um die Daten zu strukturieren.

Vor dem Start: Ordnung schaffen

Eine Stundenplan-Tabelle häuft oft mehrere „Blätter“ unterschiedlicher Art an: die Liste der Lehrkräfte, die der Klassen, die der Fächer, das Stundenplanraster, verschiedene Notizen. Klären Sie vor dem Import:

  • die Liste der Lehrkräfte (ein sauberes Blatt),
  • die Liste der Schüler (ein sauberes Blatt, sofern vorhanden),
  • die Liste der Klassen und ihrer Klassengrößen,
  • die Liste der Räume,
  • die Kurse: für jede Zeile Klasse, Fach, Lehrkraft, Raum, Tag, Uhrzeit, Dauer.

Wenn Ihre Tabelle diese Informationen nicht trennt, tun Sie es jetzt — es ist für den Import ohnehin erforderlich.

Erwartetes Importformat

Der Import erfolgt per Kopieren und Einfügen aus Ihrer Tabelle (Excel, Google Sheets, Numbers, Calc …) in eine dokumentierte Spaltenvorlage. Die Spalten werden anhand ihrer Position erkannt (Sie ordnen die Vorlage so um, dass sie zu Ihrer Datei passt), nicht anhand des Namens der Kopfzeile. Siehe Seine Daten für einen Massenimport vorbereiten für die Einzelheiten (Spaltenreihenfolge, Datumsformate, Fächercodes usw.).

Für die Kurse ist der Massenimport der Kurse per Tabelle das dafür vorgesehene Werkzeug: Sie kopieren und fügen die Zeilen Ihrer Tabelle direkt in einen editierbaren Bereich ein, mit der Struktur eine Zeile = ein Kurs.

Anleitung

  1. Bereinigen Sie die Quelltabelle: unnötige Spalten entfernen, die Bezeichnungen vereinheitlichen (eine Lehrkraft darf nicht in drei verschiedenen Schreibweisen auftauchen).
  2. Ein Blatt je Entitätstyp vorbereiten: Lehrkräfte, Schüler, Klassen, Räume, Kurse — Sie fügen jedes Blatt nacheinander ein.
  3. Omniscol-Testkonto, um den Import gefahrlos zu prüfen.
  4. Aufeinanderfolgende Importe, beginnend mit den Stammdaten (Lehrkräfte, Räume, Fächer) vor den Kursen, die auf sie verweisen.
  5. Die Omniscol-Diagnose prüfen, um zu erkennen, was nicht korrekt interpretiert wurde.
  6. Eine Testgenerierung starten (auch wenn Sie die manuelle Platzierung aus Ihrer Tabelle beibehalten), um die Machbarkeit zu prüfen.

Vorteile der Migration

  • Ein einziges Werkzeug vereint die Tabelle, die Stundenplan-PDFs und die Aktualisierungen, die per E-Mail kursierten.
  • Aktualisierung in Echtzeit: Jeder sieht die neueste Version, sobald sie sich ändert.
  • Automatische Verbreitung: iCal, Anzeigetafeln, Schüler- und Lehrkräfteportale.
  • Diagnose: Omniscol erkennt die Konflikte, die Ihre Tabelle durchgehen lässt.

Die Tabelle als schreibgeschütztes Archiv behalten

Sie müssen Ihre bisherige Tabelle nicht löschen. Behalten Sie sie schreibgeschützt als Archiv (zum Beispiel in einem freigegebenen Ordner) — sie kann nützlich sein, wenn Sie eine alte Konfiguration nachschlagen möchten. Omniscol wird dann zur operativen Quelle der Wahrheit; die Tabelle bleibt ein historischer Beleg.

Anleitung

Eine selbst erstellte Excel-Tabelle migrieren

  1. Der einfachste Fall: ein in einer selbst erstellten Excel-Datei verwalteter Stundenplan. Kein proprietäres Format zu entschlüsseln, nur Disziplin, um die Daten vor dem Import zu strukturieren.

  2. Vor dem Import — Ordnung schaffen in der Quelltabelle. Wenn Ihre Datei Lehrkräfte, Klassen, Räume und Kurse auf demselben Blatt vermischt, trennen Sie sie zunächst in thematische Blätter: Lehrkräfte, Schüler, Klassen, Räume, Kurse.

  3. Bereinigen Sie jedes Blatt: keine unnötigen Spalten, die Bezeichnungen vereinheitlichen (eine Lehrkraft darf nicht in drei verschiedenen Schreibweisen auftauchen), verbundene Zeilen entfernen. Eine Zeile = eine Entität.

  4. Omniscol-Testkonto: Legen Sie ein Testkonto an, bevor Sie die Produktion anfassen. Sie prüfen die Importe gefahrlos.

  5. Aufeinanderfolgende Importe, in der Reihenfolge der Abhängigkeiten: zuerst die Stammdaten (Lehrkräfte, Räume, Fächer), danach die Kurse (die auf sie verweisen). Nutzen Sie den Massenimport der Kurse per Tabelle für die Kurse — dort fügen Sie Ihre Zeilen direkt aus der Tabelle ein.

  6. Diagnose: Omniscol erkennt die Unstimmigkeiten (Kurse ohne Raum, unbekannte Lehrkräfte, Konflikte), die Ihre Tabelle nicht sieht. Korrigieren Sie sie vor dem Wechsel.

  7. Testgenerierung (optional — wenn Sie die manuelle Platzierung beibehalten möchten), um die Machbarkeit zu prüfen. Wechsel: Ihre alte Excel-Datei bleibt schreibgeschützt als Archiv; Omniscol wird zur Quelle der Wahrheit, mit automatischer Verbreitung (iCal, Anzeigetafeln, Portale) und Aktualisierung in Echtzeit.

Siehe auch

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