Seine Daten für einen Massenimport (Stapel) vorbereiten

Mehrere Hundert oder Tausend Zeilen (Lehrkräfte, Schüler, Räume, Unterrichtsstunden …) manuell zu erfassen, ist selten sinnvoll. Omniscol bietet Massenimporte per Kopieren-Einfügen aus jeder beliebigen Tabellenkalkulation (Excel, Google Sheets, Numbers, Calc …) im Format CSV oder TSV. Diese Importe erfolgen durch Klick auf die Schaltflächen , in der Regel oberhalb der Entitätslisten. Einige davon dienen nur dazu, Daten zu exportieren, die meisten akzeptieren jedoch den Import.

Was lässt sich importieren?

Seine Dateien vorbereiten

Goldene Regeln:

1. Eine Zeile = eine Entität. Keine verbundenen Zeilen, keine mehrzeiligen Kopfzeilen.
2. Die von Omniscol erwartete Spaltenreihenfolge einhalten. Der Import-Bildschirm zeigt die Vorlage mit den Spalten in der Zielreihenfolge, und Sie können diese Spalten auf der Omniscol-Seite neu anordnen, um sie an die Reihenfolge Ihrer Quell-Tabelle anzupassen — was das Kopieren-Einfügen aus Excel oder Google Sheets sauber macht, ohne Ihre Datei umzuschreiben.
3. Manche Spalten sind schreibgeschützt. Sie sind dann ausgegraut und nur für den Export der Daten bestimmt. Die erste Spalte ist in der Regel der Bezeichner der bereits in der Datenbank gespeicherten Daten.
4. Spalten, die mit einem „*“ markiert sind, sind erforderlich. Fehlt ein erforderliches Feld, wird die Zeile ignoriert (bei der Anlage nicht importiert oder gelöscht, wenn sie bereits in der Datenbank vorhanden war).
5. Die internen Trennzeichen einer Zelle sind frei in Listen (mehrere Lehrkräfte, mehrere Gruppen, mehrere Räume einer Unterrichtsstunde): Komma, Semikolon, Schrägstrich.
6. Die integrierte KI bereinigt die Daten, aber nur bis zu einem gewissen Grad: Bemühen Sie sich um saubere und eindeutige Daten, sonst könnten Sie einige unangenehme Überraschungen erleben.

Typische Felder je Entität

Lehrkräfte

• Vorname, Nachname (erforderlich).
• E-Mail (empfohlen für die Einladungen).
• Matrikelnummer / externe ID (optional, aber nützlich für die Nachverfolgbarkeit).
• Unterrichtete Fächer (Liste, freie Trennzeichen).
• Deputat (Anzahl der vorgesehenen Wochenstunden).
• Hauptstandort (bei mehreren Standorten).

Schüler

• Vorname, Nachname (erforderlich).
• E-Mail (empfohlen).
• SIS-Matrikelnummer (nützlich, um Namensgleichheiten zu vermeiden).
• Stufe / Klasse.
• Gruppen (Wahlfach, Untergruppe).
• Status (aktiv, in Voranmeldung, inaktiv).

Räume

• Name (erforderlich).
• Standort (erforderlich bei mehreren Standorten — sonst weist Omniscol den Standardstandort zu).
• Kapazität.
• Spezialisierungen (Liste).
• Gebäude (frei).
• Tags / Kommentare.

Unterrichtsstunden

• Klasse + Fach (mindestens).
• Dauer (sonst aus den Anfangs-/Endzeiten abgeleitet).
• Tag, Anfangszeit, Endzeit (zum Vorpositionieren; sonst leer lassen und später positionieren).
• Gruppe (optional).
• Unterrichtsart (Übung, Praktikum, Vorlesung, Prüfung …).
• Lehrkraft/Lehrkräfte (freie Trennzeichen).
• Raum/Räume (freie Trennzeichen — ja, mehrere Räume für dieselbe Unterrichtsstunde werden unterstützt).
• Ressource(n).
• Alternierende Wochen (Format A/B, 1/2 usw.).
• Freier Kommentar.

Nach der Vorbereitung

Der Ablauf des Imports hängt vom Zielbildschirm ab. In der Regel aktualisiert sich der Bildschirm vollständig mit den neuen Daten.

Für die Unterrichtsstunden eines Stundenplans siehe Massenimport der Kurse per Tabelle, das den dafür vorgesehenen Assistenten in vier Schritten beschreibt.

Export

Dasselbe Verfahren mit der internen Tabellenkalkulation ermöglicht es, die Daten zu extrahieren. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Kopieren-Einfügen in eine externe Tabellenkalkulation (Format TSV, automatisch).
• Die Schaltflächen unten verwenden, um direkt als PDF-, CSV- oder Excel-Datei (XLSX) zu exportieren.

Erneuter Import

Der Import ist nicht auf einen ersten Import beschränkt. Es ist möglich, in mehreren Etappen massenweise zu importieren. Die erste Spalte, mit „id“ beschriftet, enthält den schreibgeschützten Bezeichner jeder Entität in der Datenbank, den man auch in den URLs wiederfindet. Bearbeitet man eine Zeile, die einem bestimmten Bezeichner entspricht, werden die Daten der Entität geändert.

Um neue Daten hinzuzufügen, gehen Sie einfach ganz ans Ende der Tabellenkalkulation, wo es stets einige leere Zeilen ohne zugehörigen Bezeichner gibt. Neue Daten einzufügen, wie beim ersten Import, vergrößert die Tabelle entsprechend.

Erneut importierte Entitäten können komplexe Daten enthalten, die nicht für den Import/Export in Frage kommen (mitunter kann es eine schreibgeschützte Spalte geben, die ausschließlich dem Export dieser Daten dient). Das ist zum Beispiel bei den Zeitbeschränkungen für Lehrkräfte, Räume, Klassen usw. der Fall. In diesem Fall erfolgt die identische Wiedereinspeisung automatisch.

Dieses System ermöglicht es somit, in mehreren Durchgängen massenweise zu importieren, ohne angereicherte Daten zu bestehenden Entitäten zu verlieren, und dabei zugleich neue anzulegen oder andere zu löschen.

Massenlöschung

Wie beim erneuten Import gesehen, dient die erste Spalte „id“ dazu, die verschiedenen Entitäten zu erkennen. Löscht man eine Zeile, zumindest die mit einem „*“ markierten erforderlichen Spalten, so löscht der Import die geleerten Entitäten. Da man, wie in einer Standard-Tabellenkalkulation, mehrere Zeilen und Spalten auswählen kann, genügt ein Druck auf die Entfernen-Taste, um so viele Zeilen wie gewünscht zu leeren und somit die entsprechenden Entitäten massenweise aus der Datenbank zu löschen.