Chuẩn bị dữ liệu để nhập hàng loạt (theo lô)

Tự tay nhập vài trăm hay vài nghìn dòng (giáo viên, học sinh, phòng học, tiết học…) hiếm khi là cách làm hợp lý. Omniscol cung cấp cách nhập hàng loạt bằng sao chép rồi dán từ bất kỳ bảng tính nào (Excel, Google Sheets, Numbers, Calc…), ở định dạng CSV hoặc TSV. Việc nhập này được thực hiện bằng cách bấm vào các nút , thường nằm ở đầu danh sách các thực thể. Một vài nút chỉ dùng để xuất dữ liệu, nhưng phần lớn đều nhận dữ liệu nhập vào.

Nhập được những gì?

Chuẩn bị các tệp của bạn

Những quy tắc vàng:

1. Một dòng = một thực thể. Không có dòng gộp ô, không có tiêu đề trải trên nhiều dòng.
2. Tuân thủ thứ tự cột mà Omniscol quy định. Màn hình nhập hiển thị khung cột theo đúng thứ tự đích, và bạn có thể sắp xếp lại các cột này ở phía Omniscol cho khớp với thứ tự trong bảng tính nguồn — nhờ vậy việc sao chép rồi dán từ Excel hay Google Sheets cho kết quả sạch, không phải viết lại tệp của bạn.
3. Một số cột chỉ đọc. Những cột đó hiển thị mờ, chỉ phục vụ việc xuất dữ liệu. Cột đầu tiên thường là mã định danh của dữ liệu đã lưu trong cơ sở dữ liệu.
4. Các cột đánh dấu “*” là bắt buộc. Nếu thiếu một trường bắt buộc, dòng đó bị bỏ qua (không được tạo khi nhập, hoặc bị xóa nếu trước đó đã có trong cơ sở dữ liệu).
5. Dấu phân cách bên trong một ô là tùy ý trong các danh sách (nhiều giáo viên, nhiều nhóm, nhiều phòng học của cùng một tiết học): dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu gạch chéo.
6. AI tích hợp sẽ dọn dẹp dữ liệu nhưng chỉ đến một mức nhất định: bạn hãy cố gắng đưa vào dữ liệu sạch và rõ ràng, nếu không có thể gặp vài bất ngờ khó chịu.

Các trường thường gặp theo thực thể

Giáo viên

• Tên, Họ (bắt buộc).
• E-mail (khuyến nghị, dùng cho lời mời).
• Mã số / mã định danh bên ngoài (không bắt buộc nhưng hữu ích để truy vết).
• Môn học giảng dạy (danh sách, dấu phân cách tùy ý).
• Giờ làm việc (số giờ dự kiến mỗi tuần).
• Cơ sở chính (nếu trường có nhiều cơ sở).

Học sinh

• Tên, Họ (bắt buộc).
• E-mail (khuyến nghị).
• Mã số SIS (hữu ích để tránh nhầm lẫn giữa những người trùng tên).
• Khối lớp / Lớp.
• Nhóm (môn tự chọn, nhóm con).
• Trạng thái (đang hoạt động, đang ghi danh sơ bộ, không hoạt động).

Phòng học

• Tên (bắt buộc).
• Cơ sở (bắt buộc nếu trường có nhiều cơ sở — nếu không, Omniscol gán vào cơ sở mặc định).
• Sức chứa.
• Chuyên ngành (danh sách).
• Tòa nhà (nhập tự do).
• Thẻ / nhận xét.

Tiết học

• Lớp + môn học (tối thiểu).
• Thời lượng (nếu bỏ trống thì suy ra từ giờ bắt đầu/giờ kết thúc).
• Ngày, giờ bắt đầu, giờ kết thúc (để đặt sẵn vị trí; nếu không thì để trống rồi đặt vị trí sau).
• Nhóm (không bắt buộc).
• Loại tiết học (bài tập, thực hành, lý thuyết, kiểm tra…).
• Giáo viên, một hoặc nhiều người (dấu phân cách tùy ý).
• Phòng học, một hoặc nhiều phòng (dấu phân cách tùy ý — đúng vậy, nhiều phòng học cho cùng một tiết học được hỗ trợ).
• Tài nguyên, một hoặc nhiều.
• Tuần luân phiên (định dạng A/B, 1/2, v.v.).
• Nhận xét tự do.

Sau khi chuẩn bị xong

Việc nhập diễn ra thế nào là tùy màn hình đích. Thông thường, màn hình sẽ tải lại toàn bộ cùng dữ liệu mới.

Với tiết học của một thời khóa biểu, xem Nhập hàng loạt khóa học từ bảng tính, trang mô tả trình hướng dẫn riêng gồm bốn bước.

Xuất dữ liệu

Cũng chính bảng tính tích hợp đó cho phép trích xuất dữ liệu. Bạn có nhiều lựa chọn:

• Sao chép rồi dán sang một bảng tính bên ngoài (định dạng TSV, tự động).
• Dùng các nút phía dưới để xuất thẳng ra tệp PDF, CSV hoặc Excel (XLSX).

Nhập lại

Việc nhập dữ liệu không chỉ giới hạn ở lần nhập đầu tiên. Bạn hoàn toàn có thể nhập hàng loạt thành nhiều đợt. Cột đầu tiên, mang nhãn “id”, chứa mã định danh chỉ đọc của từng thực thể trong cơ sở dữ liệu, cũng là mã bạn thấy trong các địa chỉ URL. Nếu bạn sửa một dòng ứng với một mã định danh nhất định, dữ liệu của thực thể đó sẽ được sửa theo.

Để thêm dữ liệu mới, bạn chỉ cần xuống cuối bảng tính, nơi luôn có sẵn vài dòng trống chưa gắn mã định danh. Dán dữ liệu mới vào đó, như ở lần nhập đầu tiên, bảng sẽ tự nới rộng thêm bấy nhiêu dòng.

Các thực thể được nhập lại có thể mang những dữ liệu phức tạp không thuộc diện nhập/xuất (đôi khi có một cột chỉ đọc dùng riêng để xuất những dữ liệu đó). Ràng buộc thời gian trên giáo viên, phòng học, lớp, v.v. là một ví dụ. Trong trường hợp này, dữ liệu được đưa lại nguyên vẹn một cách tự động.

Nhờ vậy, bạn nhập hàng loạt được nhiều đợt mà không mất dữ liệu đã bổ sung trên các thực thể sẵn có, đồng thời vẫn tạo mới hoặc xóa bớt được thực thể khác.

Xóa hàng loạt

Như đã thấy ở phần nhập lại, cột “id” đầu tiên dùng để nhận ra từng thực thể. Nếu bạn xóa nội dung một dòng, ít nhất là các cột bắt buộc đánh dấu “*”, thì lần nhập sẽ xóa những thực thể đã bị làm trống. Vì bạn chọn được nhiều dòng và nhiều cột như trên một bảng tính thông thường, chỉ cần bấm phím xóa trên bàn phím là làm trống bao nhiêu dòng tùy ý, và qua đó xóa hàng loạt các thực thể tương ứng khỏi cơ sở dữ liệu.