Chuẩn bị cho năm học tiếp theo

Việc dựng thời khóa biểu cho năm học tiếp theo có thể bắt đầu từ sáu đến chín tháng trước đó, song song với công việc vận hành hằng ngày. Nguyên tắc là nhân bản thời khóa biểu đã công bố để tạo ra một bản nháp, rồi làm việc trên bản nháp ấy mà không đụng đến thời khóa biểu đã công bố.

Ba mảng nội dung cần chuyển sang năm mới

Ba mảng dữ liệu cần lấy lại từ năm học hiện tại sang năm học tiếp theo:

1. Cấu trúc — cơ sở/phòng học, lớp, nhóm, phân vùng, căn chỉnh nhóm, nhóm của nhóm. Thường dùng lại được 80-90% từ năm này sang năm khác, chỉ phải điều chỉnh nhỏ lẻ.
2. Tiết học — danh sách các tiết học cần xếp lịch (môn học, lớp, giáo viên, thời lượng, số lần lặp lại mỗi tuần). Dùng lại được 70-80%, kèm những thay đổi của chương trình đào tạo.
3. Phân công giáo viên – lớp – môn học — ai dạy môn gì. Hay biến động hơn (người nghỉ, người mới, thay đổi giờ làm việc).

Khởi động việc nhân bản

Từ mô-đun Quản lý thời khóa biểu, hãy dùng thao tác Tạo bản sao trên thời khóa biểu sẽ dùng làm gốc. Hộp thoại mặc định tích chọn tất cả; hãy bỏ tích những gì bạn muốn dựng lại từ đầu:

• Cơ sở — cùng với phòng học và tài nguyên của chúng.
• Giáo viên — việc phân công giáo viên vào thời khóa biểu; thời gian rảnh của họ đi theo. Tùy chính sách của trường, với thời khóa biểu lặp lại, bạn có thể muốn hỏi lại họ thời gian rảnh cho năm học mới thay vì lấy lại dữ liệu cũ.
• Lớp — cùng với các môn học, nhóm, căn chỉnh nhóm, ràng buộc thời gian và các quy tắc không tương thích.
• Tiết học (phân bổ thời gian) — kèm phần chi tiết muốn giữ hay không: phân công giáo viên vào từng tiết học, nhóm, phòng học, tài nguyên, vị trí. Thường nên rà lại, vì giáo viên và học sinh sẽ thay đổi.

Bản nháp vừa tạo chưa được công bố: nó không đụng đến thời khóa biểu đã công bố của năm học hiện tại. Với thời khóa biểu theo tuần hoặc theo chu kỳ, việc công bố trên các tuần của năm học tiếp theo sau đó được thực hiện trong lưới công bố. Nhân tiện, việc nhân bản còn có thể dịch chuyển ngày của các tiết học (với thời khóa biểu dạng lịch) hoặc chuyển đổi loại thời khóa biểu: hai tùy chọn này và tác động của chúng — nhất là việc căn lại ngày của các tiết học và việc gộp các tiết học vào cùng một khung giờ — được trình bày chi tiết trong Hiển thị, nhân bản, tổ chức lại.

Làm việc trên bản nháp

Thời khóa biểu vừa chuẩn bị hiện ra trong danh sách dưới dạng bản nháp. Hãy đổi tên nó thành một nhãn rõ nghĩa, ví dụ HK1 27-28. Bạn có thể:

• mở nó ra để sửa các lớp, thêm giáo viên mới, bỏ giáo viên cũ,
• hỏi các giáo viên đang công tác về thời gian rảnh cho năm học mới (gửi hàng loạt qua mô-đun Quản trị),
• chạy tạo tự động để kiểm tra tính khả thi,
• chỉnh đi chỉnh lại thong thả trong nhiều tháng.

Công bố vào đầu năm học

Khi bản nháp thời khóa biểu đã sẵn sàng và năm học mới đến gần, bạn công bố nó trên những tuần mong muốn. Xem Công bố. Bản nháp trở thành thời khóa biểu đã công bố, còn thời khóa biểu cũ vẫn tra cứu được như phần lịch sử.