FAQ — Tình huống sử dụng trong giáo dục đại học

Những câu hỏi thường gặp ở các trường thuộc khối giáo dục đại học (trường kinh doanh, trường kỹ thuật, trường mỹ thuật và thiết kế, đại học, trung tâm đào tạo thường xuyên). Các câu trả lời áp dụng chung cho những loại hình này; về chi tiết nghiệp vụ, xem Đặc thù của giáo dục đại học.

Nhiều thời khóa biểu, mỗi người chỉ thấy phần của mình

H. Làm sao quản lý song song nhiều thời khóa biểu để mỗi người dùng chỉ thấy trong lịch của mình những tiết học liên quan đến họ?

Đ. Ba cơ chế phối hợp với nhau:

• Về phía quản trị viên, nhiều thời khóa biểu có thể được công bố song song trên cùng những tuần, với cơ chế hợp nhất động — có sẵn trong tài khoản Premium (xem Nhiều thời khóa biểu công bố song song).
• Theo mặc định, mỗi người dùng chỉ thấy những tiết học liên quan đến mình — lớp của mình, các nhóm của mình, hoặc các tiết học của chính mình nếu là giáo viên. Bộ lọc được áp dụng tự động khi đăng nhập, theo vai trò của người đó.
• Để xem thông tin của đối tượng khác (lớp khác, giáo viên khác…), người dùng tự đặt bộ lọc, với điều kiện vai trò của họ cho phép. Chẳng hạn, giới hạn hiển thị cho phép ẩn thời khóa biểu của đồng nghiệp đối với giáo viên.

Đồng bộ iCal sau khi sửa thời khóa biểu

H. Khi một tiết học được sửa trong Omniscol, luồng iCal có được cập nhật tự động không?

Đ. Có, với điều kiện bạn dùng liên kết đăng ký iCal (chứ không phải bản tải về tĩnh). Liên kết đăng ký là liên kết động; ứng dụng lịch sẽ lấy lại luồng theo chu kỳ đều đặn, với độ trễ từ vài phút đến vài giờ tùy ứng dụng và cấu hình của nó. Chính ứng dụng lịch quyết định nhịp làm mới, chứ không phải Omniscol.

Xem iCal và iCal — đăng ký và liên kết động.

Thông báo mỗi lần có thay đổi

H. Có thể gửi thông báo mỗi khi thời khóa biểu thay đổi không?

Đ. Không có thông báo tự động cho từng thay đổi: khối lượng sẽ vượt sức tiếp nhận của người nhận. Cách làm hiện nay: công bố các thay đổi theo đợt bằng một email tổng hợp gửi tới nhóm người dùng liên quan đã chọn (Gửi email).

Chọn phòng học trong một nhóm loại lớn / danh mục phòng

H. Làm sao chỉ định rằng một tiết học phải diễn ra trong một phòng học nhất định thuộc về một nhóm loại lớn — tùy theo việc bạn muốn ép đúng một phòng hay để công cụ tạo tự động chọn trong nhóm đó?

Đ. Thông qua chuyên ngành của phòng học, vốn là các ô nhập tự do:

• Tạo một chuyên ngành tương ứng với nhóm loại lớn đó (ví dụ “XƯỞNG-THỰC-HÀNH”, “PHÒNG-MÁY”, “LAB-HÓA”).
• Gán chuyên ngành này cho các phòng học liên quan.
• Trên tiết học, ghi rõ chuyên ngành cần có. Omniscol ưu tiên gợi ý các phòng học có chuyên ngành đó và công cụ tạo tự động chọn một phòng trong số các phòng còn trống.
• Để ép đúng một phòng học, hãy ghi thẳng phòng đó (kèm theo chuyên ngành, hoặc thay cho chuyên ngành). Công cụ tạo tự động tôn trọng lựa chọn bị ép này.

Khi nhập hàng loạt, bạn có thể chỉ ghi chuyên ngành; công cụ tạo tự động lo phần gán phòng cuối cùng.

Kiểm tra mức sử dụng phòng học trước khi tạo tự động

H. Có báo cáo nào cho phép kiểm tra, trước khi tạo tự động, xem số giờ đã gán cho một phòng học hay cho một nhóm loại phòng có nằm gọn trong tổng số giờ sẵn có hay không?

Đ. Tab Tạo thời khóa biểu chạy một bước chẩn đoán trước: kiểm tra sức chứa (số tiết học cần xếp so với sức chứa của lưới thời gian) và kiểm tra mức tương thích của chuyên ngành phòng học. Một cảnh báo sẽ hiện lên nếu vượt quá khả năng. Trang tổng quan sau khi công bố cho biết chi tiết thực tế (có tính đến vắng mặt và thay thế).

Thời lượng của từng tiết học khi nhập

H. Trong tệp nhập, cột “thời lượng” chứa tổng số giờ của một hoạt động, mà hoạt động ấy có thể gộp nhiều tiết học. Vậy ghi thời lượng riêng của từng tiết học ở đâu?

Đ. Một dòng nhập tương ứng với một tiết học. Thời lượng ghi ở đó là của chính tiết học ấy, không phải của cả học phần. Với một học phần gồm nhiều tiết học có thời lượng khác nhau, bạn cần một dòng nhập cho mỗi tiết học.

Nếu nguồn dữ liệu đã gộp lại (“Đại số = tổng 30 giờ”), bạn phải tách ra trước khi nhập — hoặc dùng phân bổ tự động để chia một khối lượng giờ thành từng tiết học riêng.

Khóa học chỉ diễn ra vào một số tuần

H. Làm sao chỉ định rằng một khóa học chỉ diễn ra vào một số tuần nhất định trong năm học?

Đ. Điều đó tùy chế độ:

• Ở chế độ hằng tuần, tuần luân phiên xử lý trường hợp một khóa học chỉ lặp lại N tuần một lần. Còn với khóa học chỉ rơi vào vài tuần cụ thể trong năm, chế độ lịch phù hợp hơn.
• Ở chế độ lịch, mỗi tiết học được đặt riêng vào đúng ngày của nó: đó là cách hoạt động sẵn có.
• Khi nhập, hãy ghi ngày của từng tiết học vào cột dành riêng (định dạng YYYY-MM-DD), hoặc để trống nếu tiết học đó sẽ được xếp thủ công sau.

Khóa học liên lớp / liên khóa

H. Làm sao mô hình hóa những khóa học mà trong cùng một khung giờ và cùng một phòng học, có nhiều nhóm của cùng một lớp hoặc của những lớp khác nhau cùng tham gia, đôi khi với những môn học khác nhau, đôi khi ở những cơ sở khác nhau?

Đ. Tùy trường hợp:

• Nhiều nhóm của cùng một lớp trong cùng khung giờ, cùng môn học, cùng giáo viên, cùng phòng học — chỉ một khóa học gán cho một nhóm gộp. Thành phần cố định → phân vùng nếu áp dụng được. Thành phần hay thay đổi → nhóm của nhóm, có trên mọi tài khoản và mọi loại thời khóa biểu.
• Nhiều lớp khác nhau trong cùng khung giờ, cùng môn học, cùng giáo viên, cùng phòng học — dùng căn chỉnh nhóm khi thành phần đã cố định, hoặc nhóm của nhóm (có trên mọi tài khoản, mọi loại thời khóa biểu) khi việc gom nhóm cần giữ được sự linh hoạt.
• Các môn học khác nhau trong cùng khung giờ và cùng phòng học (trường hợp hiếm) — cần hai khóa học riêng biệt. Trên thời khóa biểu của mình, mỗi học sinh thấy môn học của nhóm mà họ thuộc về.
• Giữa hai cơ sở (hai lớp ở hai địa điểm khác nhau dùng chung một khóa học) — được hỗ trợ, với điều kiện phòng học dùng chung hoặc buổi họp trực tuyến được mô hình hóa đúng cách (xem cơ sở ảo).

Giáo viên luân phiên trên cùng một khung giờ

H. Làm sao chỉ định rằng hai giáo viên thay phiên nhau trên cùng một khung giờ, cùng một thứ trong tuần, với cùng lớp / môn học / nhóm — người này một tuần, người kia tuần kế tiếp?

Đ. Đây là sự luân phiên giữa hai giáo viên, chứ không phải đồng giảng dạy theo nghĩa chặt (vốn đòi hỏi hai giáo viên cùng lúc phụ trách một tiết học). Có hai cách làm, tùy nhịp luân phiên:

• Luân phiên đều đặn ở chế độ hằng tuần — dùng tuần luân phiên với mỗi tuần một giáo viên khác nhau.
• Luân phiên theo ngày cụ thể ở chế độ lịch — tạo một khóa học cho mỗi tiết học, với giáo viên tương ứng. Cách này dài dòng hơn nhưng linh hoạt hơn: từng tiết học có thể được chỉnh riêng.

Đồng giảng dạy không thường xuyên (giáo sư thỉnh giảng)

H. Làm sao chỉ định rằng chỉ trong một hoặc vài tiết học, một giáo sư thỉnh giảng cùng dạy một khóa học với giáo viên phụ trách chính?

Đ. Ở chế độ lịch, hãy tạo các tiết học thông thường chỉ với giáo viên phụ trách chính, rồi ở những tiết học có giáo sư thỉnh giảng tham gia, thêm người đó làm người đồng giảng trên đúng tiết học ấy. Mỗi giáo viên đều được ghi nhận trong thống kê của riêng mình.

Liên kết họp trực tuyến cho từng khóa học

H. Liên kết họp trực tuyến chỉ có thể gắn cho cả một lớp, hay có thể gắn cho một khóa học hoặc một tiết học cụ thể?

Đ. Liên kết họp trực tuyến có thể đặt ở ba cấp: trên lớp (khi đó nó mặc định áp dụng cho mọi tiết học của lớp), trên một khóa học cụ thể, hoặc trên một tiết học riêng lẻ ở chế độ lịch. Cách này phù hợp với hình thức dạy học kết hợp, khi chỉ một số khóa học được dạy từ xa. Xem Liên kết hội nghị truyền hình theo khóa học.

Học sinh học lại và học ngoài chương trình

H. Làm sao xử lý một học sinh phải học một môn học của năm khác (học lại, học bổ sung, fuori corso, v.v.)?

Đ. Một học sinh có thể được phân công vào nhiều lớp cùng lúc, và bị giới hạn ở một số nhóm nhất định của một lớp. Bốn trường hợp điển hình:

1. Cả một lớp khác + một nhóm cụ thể của lớp thứ ba — phân công vào cả hai và chọn nhóm.
2. Nhiều nhóm của một lớp khác mà không vào cả lớp — phân công thẳng vào các nhóm.
3. Chỉ một môn học của lớp khác thông qua một nhóm cụ thể — tạo một nhóm riêng trong lớp đó và chỉ phân công học sinh vào nhóm ấy.
4. Học sinh ngoài chương trình học lại một môn học lẻ — cùng cách làm, với một nhóm riêng.

Mã định danh của hệ thống thông tin trường làm mã duy nhất

H. Có thể dùng mã học sinh hoặc mã giáo viên lấy từ hệ thống thông tin của trường chúng tôi làm mã định danh duy nhất trong Omniscol, để tránh nhầm lẫn giữa những người trùng tên không?

Đ. Có, thông qua ô mã số / mã định danh bên ngoài trên hồ sơ người dùng — đó chính là công dụng của ô này. Hãy điền nó khi nhập dữ liệu và Omniscol sẽ dùng nó làm khóa nhận dạng. Đặc biệt hữu ích cho việc đồng bộ hai chiều với hệ thống thông tin của trường bạn (xem đồng bộ với các hệ thống bên ngoài cho Aurion / Auriga, hoặc API Omniscol cho một tích hợp riêng).

Nhiều địa chỉ email cho một người dùng

H. Có thể nhập hai địa chỉ email cho cùng một giáo viên (địa chỉ của trường và địa chỉ cá nhân) không?

Đ. Giao diện hiện nay thì không: mỗi người dùng có một email chính. Nếu cần lưu địa chỉ thứ hai để tham khảo, hãy dùng ô Nhận xét trên hồ sơ người dùng. Ô này không được dùng làm địa chỉ gửi thư.

Người học, sinh viên, học viên — dùng thực thể nào?

H. Bộ danh mục của chúng tôi phân biệt người học (thuật ngữ chung), sinh viên (đào tạo chính quy), học viên (đào tạo thường xuyên). Những sắc thái này ánh xạ ra sao?

Đ. Tất cả đều quy về thực thể học sinh của Omniscol (vai trò student). Việc phân biệt đào tạo chính quy / thường xuyên được xử lý bằng một thuộc tính tùy chọn trên hồ sơ (mã số từ hệ thống thông tin của trường, trạng thái), chứ không bằng những thực thể riêng.

Giảng viên: cơ hữu, hợp đồng theo giờ, chuyên gia, khách mời

H. Bộ danh mục của chúng tôi phân biệt giáo viên cơ hữu (hợp đồng không xác định thời hạn, giờ dạy được phân bổ), giảng viên hợp đồng theo giờ (hợp đồng từng đợt), chuyên gia (đối tác bên ngoài, hiếm khi tham gia), giáo sư thỉnh giảng (giảng viên đại học được mời). Tất cả có ứng với cùng một thực thể Omniscol không?

Đ. Đúng, tất cả đều quy về thực thể giáo viên (vai trò teacher). Dấu hiệu “bên ngoài / hợp đồng theo giờ” gắn cho từng người, vốn phân biệt họ với đội ngũ cơ hữu, là một tùy chọn Premium (xem giáo viên bên ngoài); nếu không có Premium, cả bốn kiểu này vẫn là một thực thể giáo viên duy nhất, không có dấu hiệu riêng.

Các vai trò “phụ trách học phần” và “phụ trách chương trình” là vai trò nghiệp vụ nội bộ của trường bạn. Omniscol không mô hình hóa chúng như những thực thể riêng, nhưng có thể thể hiện chúng qua vai trò tùy chỉnh.

Chương trình, ngành học, lộ trình đào tạo

H. Chương trình đào tạo của chúng tôi được phân cấp thành chương trình (PGE, MBA, MsC, PhD, v.v.), học phần quản trị (UE / EC / ECUE), hoạt động giảng dạy (các tiết học). Việc này ánh xạ vào Omniscol như thế nào?

Đ. Cách ánh xạ được khuyến nghị:

Với các hệ danh mục phân cấp (UE → EC → ECUE), một quy ước đặt tên trên môn học (“UE3-EC2-ECUE1 Đại số tuyến tính”) hoặc việc dùng nhóm môn học cho phép thể hiện cách gom nhóm đó.

Dịch chuyển người học, trao đổi, song bằng

H. Làm sao quản lý người học đến và người học đi (trao đổi học thuật, chương trình song bằng, free movers, study abroad)?

Đ. Về phía thời khóa biểu, những người học này là học sinh bình thường được phân công vào các lớp cụ thể. Phần quản lý hành chính (thỏa thuận hợp tác, tín chỉ, ECTS, trạng thái) thuộc về hệ thống thông tin của trường; Omniscol tập trung vào câu hỏi “ai dự tiết học nào, khi nào, ở đâu”.

Khuyến nghị cấu hình cho giáo dục đại học

Với một tài khoản dành cho giáo dục đại học, hãy cân nhắc:

• Tài khoản Premium: chế độ lịch, thời gian rảnh theo lịch và nhiều thời khóa biểu công bố song song đều có sẵn, cũng như MCP (kết nối một trợ lý AI tương thích). Bổ sung thêm theo nhu cầu bằng các tùy chọn theo hợp đồng: vai trò tùy chỉnh, điểm sao lưu, cộng tác thời gian thực. (Riêng nhóm của nhóm thì có trên mọi tài khoản.)
• Chế độ lịch cho phần lớn thời khóa biểu (từng tiết học có ngày riêng, giáo viên thay đổi theo từng lần dạy).
• Nhiều thời khóa biểu công bố song song theo từng chương trình (một thời khóa biểu cho mỗi chương trình thạc sĩ, được hợp nhất động khi có tiết học dùng chung).
• Nhóm của nhóm cho những cách gom nhóm liên ngành hay thay đổi (khối kiến thức chung cho nhiều lộ trình).
• Nhiều phòng học cho các kỳ thi phải chia ra nhiều giảng đường hoặc các bài giảng được truyền trực tiếp sang phòng khác.
• Vai trò tùy chỉnh để mô hình hóa người phụ trách học phần hoặc phụ trách chương trình, với quyền hạn nhắm đúng phần việc của họ.
• Tích hợp hệ thống thông tin của trường (đồng bộ với các hệ thống bên ngoài cho Aurion / Auriga, hoặc API Omniscol cho một tích hợp riêng) để đồng bộ người học.
• OIDC / SSO với nhà cung cấp danh tính của trường (Google Workspace, Microsoft Entra ID, Keycloak, v.v.).