Phân công nhân viên

Tab Lập kế hoạch dùng để chỉ định những người đảm nhận các nhiệm vụ đã xác định trong lưới trực ban. Đây là màn hình làm việc vận hành: chọn một tuần, điền vào các ô, xử lý cảnh báo, rồi lưu lại.

Phân công thủ công

Với mỗi khung giờ và mỗi nhiệm vụ, bạn đặt những thành viên nhân sự đang rảnh vào ô tương ứng. Omniscol báo hiệu những tình huống cần kiểm tra:

• người đang vắng mặt;
• thời gian không rảnh hoặc ràng buộc đã khai báo;
• người đã được phân công ở chỗ khác;
• người không được phép đảm nhận nhiệm vụ đó;
• khối lượng công việc trong tuần cần theo dõi.

Phần lập kế hoạch được thiết kế cho những tình huống thực tế của công tác quản sinh: sinh viên làm giám thị bán thời gian với thời gian rảnh thay đổi, các đợt thi, những trường hợp vắng mặt báo vào buổi sáng, vị trí cần bù người gấp và những đội ngũ cần chia việc công bằng.

Việc lập kế hoạch là thủ công: các cảnh báo, thao tác nhân bản và những công cụ chỉnh sửa hướng dẫn bạn dựng nên lịch trực. Omniscol không tự động xếp nhân viên vào các ô.

Đọc các cảnh báo

Màu sắc và chú giải khi rê chuột cho biết vì sao một phân công cần được kiểm tra: vắng mặt, không rảnh, một nhiệm vụ khác trong cùng khung giờ, người không được phép hoặc vượt quá giờ làm việc. Bảng tổng hợp theo tuần giúp bạn quay lại đúng ô có vấn đề.

Các cảnh báo được phân theo mức độ nghiêm trọng: một lỗi tương thích màu đỏ đòi hỏi sửa ngay; một lưu ý chỉ ra tình huống cần cân nhắc theo quy định của nhà trường.

Công cụ chỉnh sửa

Phần lập kế hoạch đặc biệt cho phép bạn:

• di chuyển theo tuần và theo ngày;
• hiển thị một ngày hoặc cả tuần tùy nhu cầu;
• nhân bản một tuần sang tuần khác khi cấu trúc lặp lại, lọc bớt những ngày hoặc những nhiệm vụ được sao chép nếu cần;
• bật chế độ tẩy để xóa một ô, một hàng hoặc một cột;
• hoàn tác một thao tác sửa vừa thực hiện;
• lưu các thay đổi.

Những người đã bị khóa vào một ô vẫn giữ nguyên vị trí trong các lần chỉnh sửa thủ công tiếp theo.

Nhân bản thay vì làm lại từ đầu

Khi cấu trúc đã ổn định, hãy nhân bản tuần trước rồi chỉ sửa những trường hợp ngoại lệ: vắng mặt, bận đột xuất, thay đổi lịch thi, một chuyến tham quan hoặc một vị trí cần thêm người. Đây là cách làm thông thường để khỏi phải dựng lại toàn bộ lịch trực bằng tay mỗi tuần.

Với những tuần không theo lệ thường, hãy dùng một lưới trực ban phù hợp: ngày nghỉ lễ, kỳ thi, ngày hội mở cửa trường hoặc giai đoạn chỉ có ít người trực.

Vắng mặt

Những trường hợp nhân viên vắng mặt đã khai báo trong mô-đun Quản lý vắng mặt đều được tính đến khi phân công. Một người vắng mặt có thể hiện lên dưới dạng cảnh báo trên các nhiệm vụ đã xếp sẵn, nhờ đó bạn nhận ra được những vị trí cần bù người.

Việc vắng mặt làm vấn đề hiện ra đúng chỗ cần thấy: quản trị viên hoặc người điều phối khi đó phân công lại nhiệm vụ với đầy đủ thông tin.

Khối lượng công việc

Phần lập kế hoạch tính ra thông tin trực ban theo từng người và từng ngày, trong đó có các khung giờ đã đảm nhận và thời lượng tương ứng. Hãy dựa vào những thông tin này để tránh việc một người ôm quá nhiều khung giờ, hoặc những nhiệm vụ nặng nhọc lúc nào cũng dồn về cùng một đội ngũ.

Chia sẻ

Phần lập kế hoạch có thể được chia sẻ tùy theo các tùy chọn chia sẻ có trên tài khoản. Để gửi lịch trực riêng đến từng người, bạn nên dùng bảng phân công: dễ đọc hơn và vốn được thiết kế để in ra hoặc phổ biến.