Das Personal zuweisen

Der Planer dient dazu, die Personen zu benennen, die die im Dienstraster definierten Aufgaben abdecken. Es ist der operative Arbeitsbildschirm: eine Woche wählen, die Felder befüllen, die Warnungen korrigieren und dann speichern.

Manuelle Zuweisung

Für jedes Zeitfenster und jede Aufgabe platzieren Sie die verfügbaren Mitarbeiter im entsprechenden Feld. Omniscol meldet die zu prüfenden Situationen:

• abwesende Person;
• deklarierte Nichtverfügbarkeit oder Einschränkung;
• Person bereits anderswo zugewiesen;
• für die Aufgabe nicht autorisierte Person;
• zu überwachende Wochenlast.

Der Planer ist auf die realen Fälle des Schullebens ausgelegt: studentische Schulassistenten, deren Verfügbarkeiten sich ändern, Prüfungszeiten, morgens gemeldete Abwesenheiten, rasch neu abzudeckende Posten und Teams, die gleichmäßig zu verteilen sind.

Die Planung ist manuell: Die Warnungen, die Duplizierung und die Korrekturwerkzeuge leiten den Aufbau der Planung. Omniscol platziert das Personal nicht automatisch.

Die Warnungen lesen

Die Farben und Tooltips zeigen an, warum eine Zuweisung eine Prüfung verdient: Abwesenheit, Nichtverfügbarkeit, eine andere Aufgabe im selben Zeitfenster, nicht autorisierte Person oder Überschreitung der Arbeitszeit. Die Wochenübersicht erlaubt es, zum betroffenen Feld zurückzukehren.

Die Warnungen sind nach Schweregrad abgestuft: Ein roter Konflikt verlangt eine sofortige Korrektur; eine Warnung meldet eine Situation, die nach den Regeln der Einrichtung abzuwägen ist.

Korrekturwerkzeuge

Der Planer ermöglicht insbesondere:

• nach Woche und nach Tag zu navigieren;
• je nach Bedarf einen Tag oder die ganze Woche anzuzeigen;
• eine Woche in eine andere zu duplizieren, wenn sich die Struktur wiederholt, wobei die kopierten Tage oder Aufgaben bei Bedarf gefiltert werden;
• einen Radiergummi-Modus zu aktivieren, um ein Feld, eine Zeile oder eine Spalte zu löschen;
• eine jüngste Korrektur rückgängig zu machen;
• die Änderungen zu speichern.

Auf einem Feld gesperrte Personen bleiben bei den folgenden manuellen Korrekturen fixiert.

Duplizieren, ohne von Grund auf neu zu beginnen

Wenn die Struktur stabil ist, duplizieren Sie die vorherige Woche und korrigieren dann nur die Ausnahmen: Abwesenheit, punktuelle Nichtverfügbarkeit, Prüfungsänderung, Ausflug oder verstärkter Bedarf auf einem Posten. Das ist die übliche Methode, um zu vermeiden, dass das gesamte Schulleben jede Woche von Hand neu aufgebaut wird.

Verwenden Sie für untypische Wochen ein angepasstes Raster: Ferien, Prüfungen, Tag der offenen Tür oder ein Zeitraum mit reduziertem Team.

Abwesenheiten

Die im Modul Abwesenheitsverwaltung deklarierten Abwesenheiten des Personals werden bei der Zuweisung berücksichtigt. Eine abwesende Person kann als Warnung auf den bereits gesetzten Aufgaben erscheinen, was es ermöglicht, die neu abzudeckenden Posten zu erkennen.

Die Abwesenheiten machen das Problem an der richtigen Stelle sichtbar: Der Administrator oder der Koordinator weist die Aufgabe dann mit Kenntnis der Sachlage neu zu.

Arbeitslast

Der Planer berechnet Dienstinformationen pro Person und pro Tag, insbesondere die abgedeckten Zeiträume und die Dauern. Nutzen Sie diese Angaben, um zu vermeiden, dass eine Person zu viele Zeitfenster übernimmt oder dass die belastenden Aufgaben stets auf demselben Team konzentriert sind.

Teilen

Der Planer kann je nach den auf dem Konto verfügbaren Freigabeoptionen geteilt werden. Um jeder Person ihren individuellen Plan zu übermitteln, verwenden Sie besser den Dienstplan, der lesbarer und für den Druck oder die Verteilung vorgesehen ist.