Affecter le personnel

Le Planificateur sert à nommer les personnes qui couvrent les tâches définies dans la grille de service. C'est l'écran de travail opérationnel : choisir une semaine, remplir les cases, corriger les alertes, puis enregistrer.

Affectation manuelle

Pour chaque créneau et chaque tâche, vous placez les membres du personnel disponibles dans la case correspondante. Omniscol signale les situations à vérifier :

• personne absente ;
• indisponibilité ou contrainte déclarée ;
• personne déjà affectée ailleurs ;
• personne non autorisée sur la tâche ;
• charge hebdomadaire à surveiller.

Le planificateur est pensé pour les cas réels de vie scolaire : AED étudiants dont les disponibilités changent, périodes d'examens, absences déclarées le matin, postes à recouvrir rapidement et équipes à répartir équitablement.

La planification est manuelle : les alertes, la duplication et les outils de correction guident la construction du planning. Omniscol ne place pas le personnel automatiquement.

Lire les alertes

Les couleurs et infobulles indiquent pourquoi une affectation mérite une vérification : absence, indisponibilité, autre tâche sur le même créneau, personne non autorisée ou dépassement du service horaire. Le résumé hebdomadaire permet de revenir vers la case concernée.

Les alertes se gradent en gravité : un conflit rouge demande une correction immédiate ; un avertissement signale une situation à arbitrer selon les règles de l'établissement.

Outils de correction

Le planificateur permet notamment :

• de naviguer par semaine et par jour ;
• d'afficher une journée ou toute la semaine selon le besoin ;
• de dupliquer une semaine vers une autre quand la structure se répète, en filtrant au besoin les jours ou les tâches recopiés ;
• d'activer un mode gomme pour effacer une case, une ligne ou une colonne ;
• d'annuler une correction récente ;
• d'enregistrer les changements.

Les personnes verrouillées sur une case restent fixées lors des corrections manuelles suivantes.

Dupliquer sans repartir de zéro

Quand la structure est stable, dupliquez la semaine précédente puis corrigez seulement les exceptions : absence, indisponibilité ponctuelle, changement d'examen, sortie ou besoin renforcé sur un poste. C'est la méthode courante pour éviter de reconstruire toute la vie scolaire à la main chaque semaine.

Pour les semaines atypiques, utilisez une grille adaptée : vacances, examens, portes ouvertes ou période avec équipe réduite.

Absences

Les absences de personnel déclarées dans le module Gestion des absences sont prises en compte dans l'affectation. Une personne absente peut apparaître en alerte sur les tâches déjà posées, ce qui permet d'identifier les postes à recouvrir.

Les absences rendent le problème visible au bon endroit : l'administrateur ou le coordinateur réaffecte alors la tâche en connaissance de cause.

Charge de travail

Le planificateur calcule des informations de service par personne et par journée, notamment les périodes couvertes et les durées. Utilisez ces indications pour éviter qu'une personne absorbe trop de créneaux ou que les tâches pénibles soient toujours concentrées sur la même équipe.

Partage

Le planificateur peut être partagé selon les options de partage disponibles sur le compte. Pour transmettre le planning individuel à chaque personne, utilisez plutôt le tableau de service, plus lisible et prévu pour l'impression ou la diffusion.