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Migrer depuis un tableur Excel maison

Beaucoup d'établissements — surtout les petites structures, les écoles privées, les formations courtes — gèrent encore leur EDT dans un tableur Excel maison. Migrer vers Omniscol est dans ce cas particulièrement simple : pas de format propriétaire à décoder, juste un peu de discipline pour structurer les données.

Avant de commencer : faire le tri

Un tableur d'EDT cumule souvent plusieurs « onglets » de natures différentes : la liste des professeurs, celle des classes, celle des matières, la grille de l'EDT, des notes diverses. Avant l'import, clarifiez :

  • la liste des professeurs (un onglet propre),
  • la liste des élèves (un onglet propre, si elle existe),
  • la liste des classes et de leurs effectifs,
  • la liste des salles,
  • les cours : pour chaque ligne, classe, matière, professeur, salle, jour, heure, durée.

Si votre tableur ne sépare pas ces informations, faites-le maintenant — c'est de toute façon nécessaire pour l'import.

Format d'import attendu

L'import se fait par copier-coller depuis votre tableur (Excel, Google Sheets, Numbers, Calc…), dans un canevas de colonnes documenté. Les colonnes sont reconnues par leur position (vous réorganisez le canevas pour qu'il colle à votre fichier), pas par le nom de l'en-tête. Voir Préparer ses données pour un import massif pour les détails (ordre des colonnes, formats de dates, codes matières, etc.).

Pour les cours, l'Import massif des cours via tableur est l'outil dédié : vous copiez-collez directement les lignes de votre tableur dans une zone éditable, avec une structure ligne = cours.

Procédure

  1. Nettoyer le tableur source : enlever les colonnes inutiles, harmoniser les libellés (un professeur ne doit pas apparaître avec trois orthographes différentes).
  2. Préparer un onglet par type d'entité : professeurs, élèves, classes, salles, cours — vous collerez chaque onglet à son tour.
  3. Compte Omniscol de test pour valider l'import sans risque.
  4. Imports successifs, en commençant par les référentiels (professeurs, salles, matières) avant les cours qui s'y réfèrent.
  5. Vérifier le diagnostic Omniscol pour détecter ce qui n'a pas été correctement interprété.
  6. Lancer une génération de test (même si vous gardez le placement manuel de votre tableur) pour valider la faisabilité.

Avantages de la migration

  • Un seul outil réunit le tableur, les PDF d'EDT et les mises à jour qui circulaient par e-mail.
  • Mise à jour en temps réel : chacun voit la dernière version dès qu'elle change.
  • Diffusion automatique : iCal, panneaux d'affichage, portails élèves et professeurs.
  • Diagnostic : Omniscol détecte les conflits que votre tableur laisse passer.

Garder le tableur en lecture seule pour archive

Pas besoin de supprimer votre tableur historique. Gardez-le en lecture seule en archive (par exemple sur un dossier partagé) — il peut servir si vous voulez retrouver une configuration ancienne. Omniscol devient alors la source de vérité opérationnelle ; le tableur reste un témoignage historique.

Procédure

Migrer un EDT Excel maison

  1. Le cas le plus simple : un EDT géré dans un Excel maison. Pas de format propriétaire à décoder, juste de la discipline pour structurer les données avant import.

  2. Avant l'import — faire le tri dans le tableur source. Si votre fichier mélange professeurs, classes, salles, cours sur le même onglet, séparez d'abord en onglets thématiques : professeurs, élèves, classes, salles, cours.

  3. Nettoyez chaque onglet : pas de colonnes inutiles, harmonisez les libellés (un professeur ne doit pas apparaître sous trois orthographes différentes), supprimez les lignes fusionnées. Une ligne = une entité.

  4. Compte de test Omniscol : créez un compte de test avant de toucher à la production. Vous validez les imports sans risque.

  5. Imports successifs, dans l'ordre des dépendances : référentiels d'abord (professeurs, salles, matières), cours ensuite (qui s'y réfèrent). Utilisez l'Import massif des cours via tableur pour les cours — vous y collez vos lignes directement depuis le tableur.

  6. Diagnostic : Omniscol détecte les incohérences (cours sans salle, professeurs inconnus, conflits) que votre tableur ne voit pas. Corrigez avant de basculer.

  7. Génération de test (optionnel — si vous voulez garder le placement manuel) pour valider la faisabilité. Bascule : votre ancien Excel reste en lecture seule comme archive ; Omniscol devient la source de vérité, avec diffusion automatique (iCal, panneaux, portails) et mise à jour temps réel.

Voir aussi

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