Définir les tâches à couvrir

L'écran Affectations sert à définir les tâches ou postes que le Service du personnel devra couvrir. C'est une étape de configuration : on décrit les besoins, avant d'affecter les personnes dans le Planificateur.

La diffusion au personnel vient ensuite, via le Tableau de service (voir Tableaux de service).

Ce qu'une tâche décrit

Une tâche peut porter :

• un libellé clair : Accueil, Cour, Réfectoire, Surveillance examen amphithéâtre A ;
• un nombre de personnes minimum requis et un nombre idéal ;
• un niveau de priorité ;
• un site ou un lieu ;
• la liste spécifique des membres du personnel autorisés à l'assurer (vide = tout le personnel) ;
• des règles de compatibilité avec d'autres tâches ;
• des besoins détaillés créneau par créneau sur la grille de service.

La tâche doit être suffisamment précise pour être comprise dans le planificateur et dans le tableau de service remis au personnel.

Exemples fréquents :

• Couloir 2 ;
• Accueil portail nord ;
• Cour de récréation ;
• Réfectoire ;
• Permanence salle B12 ;
• Surveillance examen amphithéâtre A ;
• Sortie EPS stade Charcot.

Besoins et personnel autorisé

Les besoins indiquent combien de personnes doivent couvrir une tâche, créneau par créneau sur la grille de service (0 = aucun besoin), en plus du minimum requis et de l'effectif idéal de la tâche. La liste du personnel autorisé limite les personnes éligibles : réservez-la aux postes qui exigent une habilitation ou une compétence particulière — sortie EPS, surveillance spécifique, accueil particulier, accès à un site.

Ces informations évitent de transformer l'affectation en simple liste de noms : Omniscol garde le lien entre le poste, le besoin et les personnes autorisées à le couvrir.

Pour une tâche sensible, limitez le personnel autorisé plutôt que de compter sur une consigne orale : le planificateur signale alors toute affectation d'une personne non autorisée.

Compatibilités entre tâches

Certaines tâches proches peuvent être couvertes par la même personne si l'établissement l'autorise. Exemple : deux couloirs voisins pendant un créneau calme.

Déclarez ces compatibilités seulement quand elles correspondent à une règle métier réelle. Une compatibilité trop large rend le planning moins lisible et peut masquer un sous-effectif. Cas à éviter : fusionner des postes éloignés uniquement parce qu'il manque quelqu'un.

Import et reprise de structure

Quand beaucoup de tâches existent déjà, l'écran permet de gagner du temps avec les outils d'import et de reprise de structure disponibles dans le module. Après import, vérifiez les libellés, les besoins et le personnel autorisé avant de passer au planificateur.

Un import propre doit produire des libellés directement lisibles par les personnes affectées. Si vous importez des codes internes, renommez-les avant diffusion.

Pourquoi séparer tâches et planificateur

La séparation évite de mélanger deux décisions :

• définir le besoin : quels postes existent, où, avec quelles règles ;
• affecter les personnes : qui couvre ces postes sur une semaine ou une période donnée.

Quand la structure change peu, cette séparation permet de réutiliser les mêmes tâches et de ne modifier que les personnes ou les exceptions.