Die abzudeckenden Aufgaben definieren

Der Bildschirm Zuweisungen dient dazu, die Aufgaben oder Posten zu definieren, die der Personaleinsatz abdecken muss. Dies ist ein Konfigurationsschritt: Man beschreibt den Bedarf, bevor die Personen im Planer zugewiesen werden.

Die Verteilung an das Personal erfolgt anschließend über den Dienstplan (siehe Dienstpläne).

Was eine Aufgabe beschreibt

Eine Aufgabe kann Folgendes umfassen:

• eine klare Bezeichnung: Empfang, Schulhof, Mensa, Prüfungsaufsicht Hörsaal A;
• eine Mindestanzahl erforderlicher Personen und eine ideale Anzahl;
• eine Prioritätsstufe;
• einen Standort oder einen Ort;
• die spezifische Liste der Mitarbeiter, die zur Übernahme befugt sind (leer = das gesamte Personal);
• Kompatibilitätsregeln mit anderen Aufgaben;
• detaillierten Bedarf, Zeitfenster für Zeitfenster, auf dem Dienstraster.

Die Aufgabe muss präzise genug sein, um im Planer und im an das Personal ausgehändigten Dienstplan verständlich zu sein.

Häufige Beispiele:

• Flur 2;
• Empfang Nordtor;
• Schulhof;
• Mensa;
• Betreuungszeit Raum B12;
• Prüfungsaufsicht Hörsaal A;
• Sport-Ausflug Charcot-Stadion.

Bedarf und autorisiertes Personal

Der Bedarf gibt an, wie viele Personen eine Aufgabe abdecken müssen, Zeitfenster für Zeitfenster auf dem Dienstraster (0 = kein Bedarf), zusätzlich zur erforderlichen Mindestanzahl und zur idealen Besetzung der Aufgabe. Die Liste des autorisierten Personals begrenzt die infrage kommenden Personen: Behalten Sie sie den Posten vor, die eine Befugnis oder eine besondere Kompetenz erfordern — Sport-Ausflug, spezifische Aufsicht, besonderer Empfang, Zugang zu einem Standort.

Diese Angaben verhindern, dass die Zuweisung zu einer bloßen Namensliste wird: Omniscol bewahrt die Verbindung zwischen dem Posten, dem Bedarf und den zur Abdeckung befugten Personen.

Begrenzen Sie bei einer sensiblen Aufgabe das autorisierte Personal, statt sich auf eine mündliche Anweisung zu verlassen: Der Planer meldet dann jede Zuweisung einer nicht autorisierten Person.

Kompatibilitäten zwischen Aufgaben

Bestimmte nahe beieinanderliegende Aufgaben können von derselben Person abgedeckt werden, wenn die Einrichtung dies zulässt. Beispiel: zwei benachbarte Flure während eines ruhigen Zeitfensters.

Deklarieren Sie diese Kompatibilitäten nur dann, wenn sie einer echten betrieblichen Regel entsprechen. Eine zu weit gefasste Kompatibilität macht die Planung weniger lesbar und kann eine Unterbesetzung verschleiern. Zu vermeidender Fall: entfernte Posten allein deshalb zusammenzulegen, weil jemand fehlt.

Import und Übernahme der Struktur

Wenn bereits viele Aufgaben bestehen, lässt sich mit den im Modul verfügbaren Werkzeugen für Import und Strukturübernahme Zeit sparen. Prüfen Sie nach dem Import die Bezeichnungen, den Bedarf und das autorisierte Personal, bevor Sie zum Planer übergehen.

Ein sauberer Import sollte Bezeichnungen erzeugen, die für die zugewiesenen Personen unmittelbar lesbar sind. Wenn Sie interne Codes importieren, benennen Sie sie vor der Verteilung um.

Warum Aufgaben und Planer getrennt sind

Die Trennung vermeidet die Vermischung zweier Entscheidungen:

• den Bedarf definieren: welche Posten es gibt, wo, mit welchen Regeln;
• die Personen zuweisen: wer diese Posten in einer bestimmten Woche oder einem bestimmten Zeitraum abdeckt.

Wenn sich die Struktur kaum ändert, erlaubt diese Trennung, dieselben Aufgaben wiederzuverwenden und nur die Personen oder die Ausnahmen anzupassen.