Definire i compiti da coprire

La schermata Assegnazioni serve a definire i compiti o le postazioni che il Servizio del personale dovrà coprire. È una fase di configurazione: si descrivono le esigenze, prima di assegnare le persone nel Pianificatore.

La diffusione al personale viene in seguito, tramite il Turni (vedi Turni di servizio).

Che cosa descrive un compito

Un compito può recare:

• un'etichetta chiara: Accoglienza, Cortile, Mensa, Sorveglianza esame aula magna A;
• un numero minimo di persone richiesto e un numero ideale;
• un livello di priorità;
• un sito o un luogo;
• l'elenco specifico dei membri del personale autorizzati ad assicurarlo (vuoto = tutto il personale);
• regole di compatibilità con altri compiti;
• esigenze dettagliate fascia per fascia sulla griglia di servizio.

Il compito deve essere sufficientemente preciso per essere compreso nel pianificatore e nel tabellone dei turni consegnato al personale.

Esempi frequenti:

• Corridoio 2;
• Accoglienza portone nord;
• Cortile della ricreazione;
• Mensa;
• Aula studio B12;
• Sorveglianza esame aula magna A;
• Uscita scienze motorie stadio Charcot.

Esigenze e personale autorizzato

Le esigenze indicano quante persone devono coprire un compito, fascia per fascia sulla griglia di servizio (0 = nessuna esigenza), in aggiunta al minimo richiesto e all'organico ideale del compito. L'elenco del personale autorizzato limita le persone idonee: lo riservi alle postazioni che richiedono un'abilitazione o una competenza particolare — uscita di scienze motorie, sorveglianza specifica, accoglienza particolare, accesso a un sito.

Queste informazioni evitano di trasformare l'assegnazione in un semplice elenco di nomi: Omniscol mantiene il legame tra la postazione, l'esigenza e le persone autorizzate a coprirla.

Per un compito sensibile, limiti il personale autorizzato invece di contare su una disposizione verbale: il pianificatore segnala allora ogni assegnazione di una persona non autorizzata.

Compatibilità tra compiti

Alcuni compiti vicini possono essere coperti dalla stessa persona se l'istituto lo consente. Esempio: due corridoi contigui durante una fascia tranquilla.

Dichiari queste compatibilità solo quando corrispondono a una regola operativa reale. Una compatibilità troppo ampia rende la pianificazione meno leggibile e può nascondere una carenza di organico. Caso da evitare: unire postazioni distanti solo perché manca qualcuno.

Importazione e recupero della struttura

Quando esistono già molti compiti, la schermata permette di guadagnare tempo con gli strumenti di importazione e di recupero della struttura disponibili nel modulo. Dopo l'importazione, verifichi le etichette, le esigenze e il personale autorizzato prima di passare al pianificatore.

Un'importazione pulita deve produrre etichette direttamente leggibili dalle persone assegnate. Se importa codici interni, li rinomini prima della diffusione.

Perché separare compiti e pianificatore

La separazione evita di mescolare due decisioni:

• definire l'esigenza: quali postazioni esistono, dove, con quali regole;
• assegnare le persone: chi copre queste postazioni su una settimana o un periodo determinato.

Quando la struttura cambia poco, questa separazione permette di riutilizzare gli stessi compiti e di modificare solo le persone o le eccezioni.