Organizzazione dei dati: materie, professori, classi, orari

Omniscol distingue due livelli di organizzazione: un repertorio scuola gestito dal modulo Amministrazione (materie, utenti, anni scolastici…), che descrive in modo duraturo il Suo istituto, e degli orari che ne utilizzano gli elementi per costruire una pianificazione coerente su un periodo determinato. Comprendere questa dualità è la chiave per gestire con serenità i cambiamenti (rinominare una materia, far evolvere un professore, archiviare un orario) senza compromettere lo storico.

Panoramica: due livelli, due logiche

Livello scuola: un repertorio globale, con un ciclo di vita lungo, gestito nel modulo Amministrazione. Contiene ciò che è vero per l'istituto indipendentemente da un orario particolare — il calendario degli anni scolastici, il catalogo delle materie (comuni al paese + personalizzate della scuola) e l'elenco degli utenti (con i loro ruoli).

Livello orario: una pianificazione coerente su un periodo. Ogni orario ha il proprio elenco di professori, classi, gruppi, materie associate alle classi e lezioni. Questi oggetti non sono semplici riferimenti al repertorio scuola: sono copie locali, che possono essere arricchite senza modificare il repertorio. Viceversa, il repertorio di livello scuola può evolvere (eliminazione di materie, di professori) senza compromettere gli orari passati.

Il seguito descrive in dettaglio ogni tipo di collegamento.

L'anno scolastico: il quadro temporale

L'anno scolastico definisce un intervallo data di inizio → data di fine e l'elenco delle vacanze (vedere Anno scolastico). Non « contiene » direttamente gli orari: sono gli orari che si dispiegano su settimane (modalità settimanale / ciclica) o su date (modalità calendario) appartenenti a un anno scolastico.

Ciò consente diverse configurazioni:

• Un solo orario per anno scolastico (caso standard): l'orario copre tutte le settimane lavorative dell'anno.
• Più orari successivi nello stesso anno: un orario per trimestre ad esempio, che si passano il testimone alle date di transizione.
• Più orari in parallelo sullo stesso periodo (funzione inclusa in Premium; su alcuni account Standard può essere attivata nell'ambito di un accordo contrattuale adeguato), ad esempio:
  • un orario per il tronco comune ricorrente
  • un orario calendario per le masterclass, uniti in fase di consultazione.

Vedere Più orari attivi in parallelo.

L'anno scolastico rimane quindi un quadro — non un contenitore. Modificarne i limiti o le vacanze aggiorna il calendario utilizzato dagli orari a esso collegati, senza modificarne il contenuto.

Le materie: dal catalogo scuola alle lezioni di una classe

Livello 1 — Il catalogo nel modulo Amministrazione

A livello scuola coesistono due origini:

• Materie comuni: il repertorio di Omniscol per il paese configurato (codici ufficiali, denominazioni normate). Il catalogo è di sola lettura per la scuola.
• Materie personalizzate: ciò che la scuola crea autonomamente, gestito dalla schermata Materie. Ogni materia personalizzata ha un nome, un codice (breve) e, facoltativamente: un nome breve, un colore specifico, una materia principale, una famiglia.

Questo catalogo non dice nulla sulle classi che insegnano tali materie — dice soltanto che esistono.

Le famiglie di materie possono provenire anche da un repertorio condiviso per paese, in sola lettura, oppure da un repertorio personalizzato, locale alla scuola.

Livello 2 — Assegnazione a una classe (con o senza tipo)

Quando assegna una materia a una classe in un orario, viene creata una copia locale della materia nella classe, arricchita di campi propri della pianificazione (monte ore previsto, peso pedagogico, incompatibilità, professori predefiniti, specializzazione dell'aula…).

Se assegna la materia con un tipo di lezione (lezione frontale, esercitazione, laboratorio, esame — vedere Tipi di lezione), ogni tipo crea una voce distinta nella classe:

È voluto: ogni variante (Matematica frontale, Matematica esercitazione) diventa una copia locale distinta, con il proprio monte ore, i propri professori e le proprie incompatibilità. Il collegamento con il catalogo non è una dipendenza rigida: la copia locale conserva l'origine della materia se questa esiste ancora nel catalogo. Se la materia viene eliminata dal catalogo, le copie locali degli orari restano valide.

Livello 3 — Dai parametri del corso alle lezioni

In Omniscol, ciò che si chiama comunemente un corso corrisponde generalmente a una materia assegnata a una classe, eventualmente associata a un tipo di lezione (lezione frontale, esercitazione, laboratorio…), e poi arricchita di informazioni di pianificazione: monte ore, professori, gruppi, vincoli di posizionamento, aule o risorse.

Questa definizione indica ciò che deve essere pianificato. Le lezioni sono le occorrenze effettivamente collocate nell'orario, su una settimana o una data determinata.

Esempio: una materia di classe come Matematica [Esercitazione] può definire un monte ore, dei professori, dei gruppi, dei vincoli di posizionamento e delle preferenze di aula. Le lezioni vengono poi create a partire da questa definizione. Vedere Corsi, lezioni, tipi di lezione.

I professori: repertorio scuola → copia orario arricchita

Il professore a livello scuola

A livello scuola, un professore è un utente dotato del ruolo teacher (uno stesso utente può cumulare più ruoli — vedere Utenti e ruoli). Gestito dalla schermata Professori, porta le informazioni identificative durature: cognome, nome, login, e-mail, numero di identificazione, oltre alle sue disponibilità globali (ricorrenti) e al suo servizio orario di riferimento.

Il professore assegnato a un orario

Quando assegna questo professore a un orario, Omniscol crea una copia parziale arricchita nell'orario. La copia riprende solo una selezione di campi dal repertorio scuola e vi aggiunge campi propri della pianificazione:

Questa dualità è importante: lo stesso professore può avere un servizio orario diverso a seconda del perimetro pianificato, oppure un'aula preferita diversa in un determinato momento (ad esempio a causa di un'invalidità temporanea).

Per le disponibilità, la logica dipende dalla modalità di pianificazione:

• in modalità ricorrente, le disponibilità inserite dal professore passano per una fase di accettazione da parte dell'amministrazione. Possono essere adattate localmente nell'orario, ad esempio trasformando un'indisponibilità rigida in una fascia oraria non desiderata;
• in modalità calendario, le disponibilità del professore sono considerate come un'unica fonte di verità, in particolare per gli insegnanti esterni. Possono essere consultate e modificate dalla scheda utente o da qualsiasi orario calendario a cui il professore è assegnato.

In entrambi i casi, alcuni parametri restano propri dell'orario e possono arricchire localmente tali disponibilità.

I professori virtuali

Una variante: si può creare in un orario un professore virtuale — un posto da coprire, senza un utente reale dietro (« il futuro professore di matematica »). Non ha corrispondenza a livello scuola. Al momento dell'assunzione, può sostituire questo professore virtuale con un vero utente professore (vedere Assegnare i professori a un orario).

Il principio della copia locale, in sintesi

La stessa logica governa le materie in una classe e i professori in un orario: una copia locale viene creata al momento dell'assegnazione, ed è questa copia locale a portare i campi specifici dell'orario.

Perché questa scelta progettuale:

• Indipendenza temporale. Un orario chiuso l'anno scorso non deve cambiare quando rinomina una materia o un professore quest'anno. Le copie locali garantiscono l'integrità storica: ciò che è stato pianificato resta esattamente come all'epoca.
• Arricchimento contestuale. Un professore non ha le stesse disponibilità né lo stesso servizio orario a seconda del perimetro pianificato; una materia non ha lo stesso peso né le stesse incompatibilità a seconda della classe che la insegna. La copia locale è il luogo naturale in cui portare queste variazioni.
• Pulizia senza rotture. Eliminare o rielaborare una materia a livello scuola non cancella gli orari che la utilizzavano — le loro copie locali restano valide.

Come contropartita, le ridenominazioni lato scuola non si propagano silenziosamente ovunque. È l'oggetto della sezione successiva.

Conseguenze pratiche: ridenominazioni, eliminazioni, storico

Quando modifica un'entità a livello scuola, Omniscol applica una regola chiara di propagazione:

La distinzione « passati » / « in corso o futuri » viene fatta rispetto alla data odierna: un orario pubblicato la cui ultima settimana attiva è anteriore a oggi è considerato passato e non viene più modificato dalle ridenominazioni.

Quando ripercuotere manualmente

La propagazione automatica resta deliberatamente ristretta: nome, codice e colore delle materie; nome e identificativo dei professori. Il nome e il codice di una materia copiata localmente non si modificano nell'orario; solo il suo colore può essere ridefinito localmente. Gli altri campi (incompatibilità, peso pedagogico, servizio orario, disponibilità per orario…) non si sincronizzano, perché sono per natura propri dell'orario.

Se un cambiamento più profondo deve applicarsi a più orari esistenti (ad esempio: rivedere il servizio orario di un professore su tutti gli orari attivi, oppure aggiungere una nuova incompatibilità di materia ovunque), occorre intervenire orario per orario. Per le operazioni massive, lo strumento più rapido resta l'importazione tramite copia-incolla da foglio di calcolo sulla schermata interessata di ciascun orario.