Panoramica del Servizio del personale

Il Servizio del personale serve a pianificare il personale per compiti invece che per lezione: ragionare in termini di «chi copre quale postazione in quale momento» invece di «chi insegna che cosa». Completa gli orari didattici quando l'istituto deve gestire la vita scolastica, delle sorveglianze, delle aule studio, degli esami o delle attività di supervisione.

Caso d'uso principale: vita scolastica e assistenti educativi

Il modulo è stato creato per rispondere all'esigenza storica delle squadre di vita scolastica: coordinatori educativi, assistenti educativi, personale di sorveglianza e personale che assicura una moltitudine di postazioni nel corso della giornata, indipendentemente dalle lezioni.

Esempi:

• sorvegliare i corridoi;
• filtrare gli ingressi e le uscite dell'istituto;
• assicurare l'accoglienza;
• sorvegliare il cortile della ricreazione durante le pause;
• sorvegliare la mensa a mezzogiorno;
• assicurare le aule studio e la sala studio;
• animare o sorvegliare la biblioteca, la sala comune o uno spazio di lavoro;
• accompagnare gli studenti all'esterno, per esempio per un'uscita di scienze motorie affidata alle sole persone abilitate;
• coprire gli intervalli occasionali tra le lezioni;
• sorvegliare esami, concorsi o giornate particolari.

Un compito descrive un'esigenza di presenza. Non reca una materia, un programma didattico o un gruppo di studenti obbligatorio come una lezione. La griglia è spesso molto più fine di un orario didattico: in una vita scolastica, il quarto d'ora è comune. L'esigenza può cambiare fortemente nella giornata: 0 persone nel cortile durante le lezioni, 3 persone a mezzogiorno, 1 persona in biblioteca per tutto il pomeriggio.

Le schermate del modulo

Griglia

La griglia definisce il quadro temporale del servizio: giorni lavorativi, fasce orarie — spesso più fini di una griglia delle lezioni — e periodi dell'anno in cui essa si applica. Serve da modello di lavoro prima di nominare le persone. I siti e le loro distanze si dichiarano nello stesso punto: servono a segnalare le assegnazioni incompatibili tra luoghi distanti.

Vedi Costruire una griglia di servizio.

Assegnazioni

La schermata Assegnazioni definisce le postazioni o i compiti da coprire: etichetta, numero di persone richiesto e ideale, priorità, sito, personale autorizzato e compatibilità tra compiti — per esempio due corridoi contigui che una stessa persona può coprire su una fascia tranquilla in carenza di organico. Le esigenze possono variare fascia per fascia.

Vedi Definire i compiti da coprire.

Pianificatore

Il pianificatore assegna i membri del personale ai compiti reali di una settimana o di un intervallo di date. L'assegnazione si fa per selezione, spostamento, duplicazione e correzione manuale. Le assenze, le indisponibilità, i conflitti e le assegnazioni di persone non autorizzate compaiono come avvisi.

Vedi Assegnare il personale.

Turni

Il tabellone dei turni fornisce a ciascuna persona il proprio elenco di compiti o la propria settimana sotto forma di griglia. Può essere stampato, esportato o condiviso a seconda dei diritti e della modalità di diffusione scelta dall'istituto. Mostra i totali utili alla lettura della settimana e conserva i segnali di assenza o di indisponibilità.

Vedi Turni di servizio.

Che cosa verifica il modulo

• disponibilità delle persone;
• assenze dichiarate;
• carico di lavoro assegnato;
• personale autorizzato su ciascun compito;
• conflitti con altri compiti o presenze;
• coerenza delle esigenze per sito e per fascia, tenendo conto delle distanze tra siti.

La pianificazione del personale è manuale: la griglia, gli avvisi e gli strumenti di correzione guidano ciascuna assegnazione, che Lei mantiene sotto controllo. Omniscol non colloca il personale automaticamente.

Beneficio operativo

Il vantaggio deriva soprattutto dalla centralizzazione:

• una griglia delle esigenze condivisa invece di un foglio di calcolo isolato;
• assegnazioni modificabili settimana per settimana;
• la duplicazione delle settimane stabili;
• le assenze visibili nella pianificazione del personale;
• tabelloni dei turni stampabili o condivisibili;
• meno andirivieni tra la vita scolastica, le persone assegnate e l'amministrazione.

Su un istituto di un migliaio di studenti, il riscontro d'esperienza indica circa 20 ore di lavoro amministrativo risparmiate a settimana.

«Abbiamo scelto Omniscol per digitalizzare la gestione dei planning del nostro servizio di vita scolastica (orario degli assistenti educativi). La soluzione si è rivelata intuitiva, completa e perfettamente adatta alle nostre esigenze. Ognuno vede chiaramente dove è assegnato.»

— Jeanne Weeber, Vicedirettrice collège Sévigné (fondato 1880), Parigi

Altri usi

• Sorveglianza degli esami: sessioni di prove parziali, esami di maturità, concorsi, più giorni, più aule, esigenze di sorveglianti per prova.
• Aule studio e studio assistito: postazioni di sorveglianza variabili a seconda del numero di studenti attesi.
• Supervisione Montessori e pedagogie attive: attività o laboratori da coprire senza imporre la struttura di una lezione classica.
• Planning di animatori e di compiti: centro ricreativo, attività extrascolastiche, convitto, pianificazione organizzata per missione.
• Supervisione di uscite: viaggio scolastico, uscita didattica, visita d'istituto.
• Presenze occasionali: accoglienza genitori, giornata porte aperte, consiglio di classe.

Differenza rispetto a una lezione

Una lezione reca una materia, un gruppo di studenti e un professore qualificato. Un compito del Servizio del personale reca un'esigenza di presenza: serve qualcuno su questa postazione, con la giusta disponibilità e, se necessario, l'autorizzazione ad assicurare questa postazione.

Questa differenza spiega perché il modulo funziona con griglie di esigenze, assegnazioni di persone e tabelloni dei turni, invece di partire da una ripartizione materia / classe / professore.

Perimetro del modulo

Un account con Servizio del personale comprende:

• il modulo Servizio del personale: griglie, compiti, pianificatore, tabelloni dei turni;
• il modulo Gestione delle assenze per il personale assegnabile;
• le schermate di amministrazione necessarie agli account e ai ruoli;
• la ricerca trasversale, a seconda dei diritti dell'account.

Ruolo Personale

Il ruolo Personale è concepito per le squadre di vita scolastica (coordinatori educativi, assistenti educativi, personale di sorveglianza, custodi). A seconda dei diritti dell'account, dà accesso al Servizio del personale, alla pianificazione personale e alle assenze del personale, senza aprire l'intera configurazione globale della scuola.

Uno stesso utente può cumulare più ruoli: per esempio un professore coinvolto in una pedagogia attiva può essere al contempo professore e membro del personale pianificato per compiti.