Visão geral da Gestão de pessoal

O módulo Gestão de pessoal serve para planificar o pessoal por tarefas em vez de por aula: raciocinar em termos de «quem cobre que posto e em que momento» em vez de «quem ensina o quê». Complementa os horários pedagógicos quando a instituição precisa de gerir a vida escolar, supervisões, salas de estudo, exames ou atividades de enquadramento.

Caso de uso principal: vida escolar e assistentes educativos

O módulo foi criado para responder à necessidade histórica das equipas de vida escolar: coordenadores, assistentes educativos, monitores e pessoal que assegura uma multiplicidade de postos ao longo do dia, independentemente das aulas.

Exemplos:

• vigiar os corredores;
• filtrar as entradas e saídas da instituição;
• assegurar a receção;
• vigiar o recreio durante os intervalos;
• vigiar o refeitório ao meio-dia;
• assegurar as salas de estudo e a sala de trabalho;
• animar ou vigiar a biblioteca, a sala comum ou um espaço de trabalho;
• acompanhar os alunos no exterior, por exemplo numa saída de educação física confiada apenas às pessoas habilitadas;
• cobrir os intervalos pontuais entre aulas;
• enquadrar exames, concursos ou dias especiais.

Uma tarefa descreve uma necessidade de presença. Não tem matéria, programa pedagógico ou grupo de alunos obrigatório como uma aula. A grade é muitas vezes muito mais fina do que um horário pedagógico: na vida escolar, o quarto de hora é comum. A necessidade pode variar fortemente ao longo do dia: 0 pessoas no recreio durante as aulas, 3 pessoas ao meio-dia, 1 pessoa na biblioteca toda a tarde.

Os ecrãs do módulo

Grade

A grade define o quadro temporal do serviço: dias úteis, faixas horárias — muitas vezes mais finas do que uma grade de aulas — e períodos do ano em que se aplica. Serve de modelo de trabalho antes de nomear as pessoas. Os locais e as suas distâncias declaram-se no mesmo sítio: servem para assinalar as atribuições incompatíveis entre locais distantes.

Consulte Construir uma grade de serviço.

Atribuições

O ecrã Atribuições define os postos ou tarefas a cobrir: rótulo, número de pessoas requerido e ideal, prioridade, local, pessoal autorizado e compatibilidades entre tarefas — por exemplo dois corredores vizinhos que uma mesma pessoa pode cobrir numa faixa horária calma, com efetivo reduzido. As necessidades podem variar faixa a faixa.

Consulte Definir as tarefas a cobrir.

Planeador

O planeador atribui os membros do pessoal às tarefas reais de uma semana ou de um intervalo de datas. A atribuição faz-se por seleção, deslocação, duplicação e correção manual. As ausências, indisponibilidades, conflitos e atribuições de pessoas não autorizadas surgem como alertas.

Consulte Atribuir o pessoal.

Escala

A escala de serviço dá a cada pessoa a sua lista de tarefas ou a sua semana sob a forma de grade. Pode ser impressa, exportada ou partilhada consoante os direitos e o modo de difusão escolhido pela instituição. Apresenta os totais úteis à leitura da semana e conserva os sinais de ausência ou de indisponibilidade.

Consulte Escalas de serviço.

O que o módulo verifica

• disponibilidade das pessoas;
• ausências declaradas;
• carga de trabalho atribuída;
• pessoal autorizado em cada tarefa;
• conflitos com outras tarefas ou presenças;
• coerência das necessidades por local e por faixa horária, tendo em conta as distâncias entre locais.

A planificação do pessoal é manual: a grade, os alertas e as ferramentas de correção orientam cada atribuição, que você mantém sob controlo. O Omniscol não coloca o pessoal automaticamente.

Benefício operacional

O ganho vem sobretudo da centralização:

• uma grade de necessidades partilhada em vez de uma folha de cálculo isolada;
• atribuições modificáveis semana a semana;
• a duplicação das semanas estáveis;
• as ausências visíveis no planeamento do pessoal;
• escalas de serviço imprimíveis ou partilháveis;
• menos idas e vindas entre a vida escolar, as pessoas atribuídas e a administração.

Numa instituição de cerca de mil alunos, o retorno de experiência indica cerca de 20 horas de trabalho administrativo poupadas por semana.

«Escolhemos o Omniscol para digitalizar a gestão dos planeamentos do nosso serviço de Vida escolar (o horário dos assistentes educativos). A solução revelou-se intuitiva, completa e perfeitamente adaptada às nossas necessidades. Cada pessoa vê claramente onde está atribuída.»

— Jeanne Weeber, Diretora adjunta, Collège Sévigné (fundado em 1880), Paris

Outros usos

• Supervisão de exames: sessões de provas intercalares, exames finais, concursos, vários dias, várias salas, necessidades de supervisores por prova.
• Salas de estudo e estudo acompanhado: postos de supervisão variáveis consoante o número de alunos esperados.
• Enquadramento Montessori e pedagogias ativas: atividades ou ateliês a cobrir sem impor a estrutura de uma aula clássica.
• Planeamentos de animadores e de tarefas: centro de tempos livres, atividades extraescolares, internato, planeamento organizado por missão.
• Enquadramento de saídas: viagem escolar, saída pedagógica, visita a uma instituição.
• Presenças pontuais: receção de pais, dia de portas abertas, conselho de turma.

Diferença em relação a uma aula

Uma aula tem uma matéria, um grupo de alunos e um professor qualificado. Uma tarefa da Gestão de pessoal tem uma necessidade de presença: é preciso alguém neste posto, com a disponibilidade certa e, se necessário, a autorização para o assegurar.

Esta diferença explica por que razão o módulo funciona com grades de necessidades, atribuições de pessoas e escalas de serviço, em vez de partir de uma distribuição matéria / turma / professor.

Âmbito do módulo

Uma conta com Gestão de pessoal inclui:

• o módulo Gestão de pessoal: grades, tarefas, planeador, escalas de serviço;
• o módulo Gestão de ausências para o pessoal atribuível;
• os ecrãs de administração necessários às contas e aos perfis;
• a pesquisa transversal, consoante os direitos da conta.

Perfil Pessoal

O perfil Pessoal foi concebido para as equipas de vida escolar (coordenadores, assistentes educativos, monitores, contínuos). Consoante os direitos da conta, dá acesso à Gestão de pessoal, ao planeamento pessoal e às ausências do pessoal, sem abrir toda a configuração global da escola.

Um mesmo utilizador pode acumular vários perfis: por exemplo, um professor envolvido numa pedagogia ativa pode ser ao mesmo tempo professor e membro do pessoal planificado por tarefas.