Colaboração entre administradores

A opção Colaboração em tempo real permite que vários administradores trabalhem simultaneamente na mesma conta Omniscol: cada um vê a presença dos outros ao vivo, e o servidor mescla as ações concorrentes.

A presença em tempo real

No topo da tela, um indicador em forma de disco com iniciais aparece para cada outro administrador conectado à conta ao mesmo tempo que você (o seu é azul-claro, e os discos se sobrepõem quando são muitos). Passe o cursor sobre eles: uma dica de contexto mostra o nome de cada pessoa e a tela que ela tem aberta no momento.

Um indicador fica vermelho quando outro administrador abre a mesma tela de edição que você — construção de um horário (campus, turmas, grupos, distribuição de horas), reorganização, gestão de pessoal, usuários, disciplinas ou configurações. É o sinal de um risco de modificação simultânea.

Nada o bloqueia por isso: o servidor mescla as ações concorrentes o máximo possível, para que cada um conserve suas modificações sem sobrescrita silenciosa. No entanto, modificar exatamente o mesmo campo de um usuário ou de uma aula, ou ainda importar dados em massa, leva inevitavelmente a um conflito: a última modificação prevalece. O indicador vermelho é um convite a se coordenar para não trabalhar de maneira concorrente no mesmo lugar, sobre os mesmos dados, ao mesmo tempo.

Quando usar

• Escola grande com vários gestores — cada um cuida de um departamento, de uma turma de entrada ou de um campus, mas todos trabalham no Omniscol ao mesmo tempo.
• Períodos intensos — construção do início do ano letivo, transição de uma sessão de exames, tratamento de uma onda de ausências.
• Coordenação em reunião — a equipe se reúne em torno de uma decisão e vários participantes fazem modificações em seus computadores: os discos de presença permitem distribuir as áreas.

Limite de sincronização

Os discos de presença são retransmitidos em tempo real. Em contrapartida, a visão de trabalho aberta por outro usuário não é necessariamente atualizada automaticamente após o seu salvamento. Se um colega acaba de modificar um dado que você está consultando, recarregue a visão ou reabra o objeto antes de tomar uma decisão sobre ele.

Boas práticas

• Definir os perímetros: quem cuida do quê. O perímetro pode ser informal (por e-mail), ou concretizado por meio dos papéis personalizados.
• Comunicar fora do aplicativo — mantenha um canal de coordenação separado para as decisões operacionais; os indicadores de presença não substituem uma instrução de trabalho.
• Evitar editar a mesma estrutura ao mesmo tempo: se vocês forem dois a mexer na lista de alunos de uma turma no mesmo momento, o risco de conflito aumenta. Divida as subtarefas por perímetro.