Cộng tác giữa các quản trị viên

Tùy chọn Cộng tác thời gian thực cho phép nhiều quản trị viên làm việc đồng thời trên cùng một tài khoản Omniscol: mỗi người thấy sự hiện diện của những người khác theo thời gian thực, và máy chủ hợp nhất các thao tác diễn ra song song.

Hiện diện theo thời gian thực

Ở phía trên màn hình, một chỉ báo hình tròn mang chữ cái viết tắt xuất hiện cho mỗi quản trị viên khác đang đăng nhập vào tài khoản cùng lúc với bạn (chỉ báo của bạn có màu xanh dương nhạt, và các hình tròn xếp chồng lên nhau khi có đông người). Hãy rê chuột lên chúng: một chú giải cho biết tên của từng người và màn hình mà người đó đang mở.

Một chỉ báo chuyển sang màu đỏ khi một quản trị viên khác mở cùng một màn hình chỉnh sửa với bạn — xây dựng thời khóa biểu (cơ sở, lớp, nhóm, phân bổ thời gian), tổ chức lại, quản lý nhân sự, người dùng, môn học hoặc thông số. Đó là dấu hiệu của nguy cơ chỉnh sửa đồng thời.

Tuy vậy, không có gì ngăn cản bạn: máy chủ hợp nhất các thao tác song song trong khả năng có thể, để mỗi người đều giữ được thay đổi của mình mà không bị ghi đè âm thầm. Tuy nhiên, việc sửa đúng cùng một trường của một người dùng hay của một tiết học, hoặc việc nhập dữ liệu hàng loạt, chắc chắn sẽ dẫn đến lỗi tương thích: thay đổi của người sửa sau cùng sẽ được giữ lại. Chỉ báo màu đỏ là lời mời bạn phối hợp với nhau để không cùng làm việc song song ở cùng một chỗ, trên cùng một dữ liệu, vào cùng một lúc.

Khi nào nên dùng

• Trường lớn có nhiều người quản lý — mỗi người phụ trách một khoa, một khối lớp hoặc một cơ sở, nhưng tất cả cùng làm việc trong Omniscol vào cùng một lúc.
• Giai đoạn cao điểm — chuẩn bị đầu năm học, chuyển sang một kỳ thi, xử lý một đợt vắng mặt hàng loạt.
• Phối hợp trong cuộc họp — cả đội ngũ cùng bàn về một quyết định và nhiều người cùng chỉnh sửa trên máy của mình: các hình tròn hiện diện giúp phân chia khu vực làm việc.

Giới hạn của việc đồng bộ

Các hình tròn hiện diện được truyền theo thời gian thực. Ngược lại, màn hình nghiệp vụ mà một người dùng khác đang mở không nhất thiết được làm mới tự động sau khi bạn lưu. Nếu một đồng nghiệp vừa sửa một dữ liệu mà bạn đang xem, hãy tải lại màn hình đó hoặc mở lại đối tượng trước khi ra quyết định dựa trên nó.

Thực hành tốt

• Xác định phạm vi phụ trách: ai làm việc gì. Phạm vi này có thể mang tính không chính thức (qua e-mail), hoặc được cụ thể hóa bằng vai trò tùy chỉnh.
• Trao đổi bên ngoài ứng dụng — hãy duy trì một kênh phối hợp riêng cho các quyết định nghiệp vụ; các chỉ báo hiện diện không thay thế được một chỉ dẫn công việc.
• Tránh chỉnh sửa cùng một cấu trúc vào cùng một lúc: nếu hai người cùng động vào danh sách học sinh của một lớp tại cùng thời điểm, nguy cơ xảy ra lỗi tương thích sẽ tăng lên. Hãy chia nhỏ công việc theo phạm vi phụ trách.