Tạo và chia sẻ bảng phân công

Tab Bảng phân công trình bày những nhiệm vụ đã phân công cho một người hoặc cho toàn bộ nhân viên trong khoảng thời gian được chọn. Nó dùng để phổ biến lịch trực sau khi công việc phân công đã xong.

Đây là màn hình được thiết kế để trả lời một cách đơn giản cho câu hỏi: “tôi phải có mặt ở đâu, vào lúc nào, và cho nhiệm vụ nào?”.

Hai chế độ xem

• Chế độ xem danh sách: các nhiệm vụ được xếp theo ngày và theo trình tự thời gian, kèm những thông tin cần thiết để mỗi người tự đọc.
• Chế độ xem lưới: cả tuần dưới dạng bảng, với các khung giờ theo hàng và các ngày theo cột.

Các trường hợp vắng mặt, những khoảng thời gian không rảnh và các ghi chú hữu ích vẫn hiển thị để bạn không phổ biến một bảng phân công thiếu nhất quán. Chế độ xem danh sách hiển thị các số liệu tổng theo ngày và theo tuần.

In và xuất dữ liệu

Bảng phân công có thể in được. Chế độ xem lưới còn cho phép xuất ra một bảng dễ đọc, và bạn có thể tạo PDF ngay từ cửa sổ xuất dữ liệu.

Tùy cách tổ chức của nhà trường, bảng phân công có thể được:

• in ra để niêm yết;
• xuất ra PDF;
• gửi qua thư điện tử bên ngoài Omniscol;
• nhân viên đã đăng nhập xem trực tiếp;
• chia sẻ bằng liên kết khi tài khoản có dùng tùy chọn này.

Với bộ phận quản sinh, việc in ra vẫn thường gặp; cũng chính màn hình này giúp bạn chuẩn bị một bản PDF ghi rõ tên người, gửi một khung nhìn cho một cá nhân, hoặc để nhân viên tự xem lịch trực bằng tài khoản của mình.

Chia sẻ và lịch

Việc chia sẻ có thể gồm một liên kết web và một đăng ký iCal, tùy theo các tùy chọn sẵn có. Cũng như với những liên kết chia sẻ khác, hãy đặt một ngày hết hạn phù hợp với khoảng thời gian bạn gửi đi.

Khi gửi cho một người cụ thể, hãy luôn kiểm tra xem người được chọn có đúng không, trước khi in, xuất dữ liệu hay chia sẻ.

Toàn bộ nhân viên hay một người

Bạn có thể xem một người cụ thể hoặc toàn bộ nhân viên. Khung nhìn theo từng người phù hợp để gửi đích danh; khung nhìn tổng thể lại hợp với việc kiểm tra nội bộ trước khi phổ biến.