Giáo viên bên ngoài (thỉnh giảng, giáo sư thỉnh giảng)

Giáo dục đại học sử dụng rất nhiều giáo viên bên ngoài: giáo viên thỉnh giảng theo từng lĩnh vực, những người đang làm nghề và chỉ dạy theo đợt, giáo sư thỉnh giảng từ các trường khác. Cách quản lý họ khác với cách quản lý đội ngũ cơ hữu: ít giờ dạy, lịch dạy do nhà trường phải chiều theo chứ không tự định đoạt, đôi khi là hợp đồng tính theo giờ.

Đánh dấu một giáo viên là bên ngoài

Trong hồ sơ giáo viên (Quản lý giáo viên), nút gạt Giáo viên bên ngoài (có trong gói Premium) giúp phân biệt giáo viên thỉnh giảng với đội ngũ cơ hữu. Dấu hiệu này có hai tác dụng cụ thể:

• một biểu tượng đứng trước tên giáo viên trong các danh sách và trong chú giải khi di chuột trên tiết học,
• một cột riêng trong các chế độ xem dạng bảng và các bản xuất ra bảng tính, để tách riêng nhóm thỉnh giảng (ví dụ để theo dõi số giờ do đội ngũ cơ hữu dạy so với người bên ngoài).

Nhập thời gian rảnh

Thời gian rảnh của một giáo viên thỉnh giảng thường gắn với ngày cụ thể chứ không lặp lại hằng tuần: họ nhận dạy thứ Ba ngày 12 tháng 3 và thứ Ba ngày 19 tháng 3, nhưng không phải mọi thứ Ba. Trong trường hợp đó, việc nhập thời gian rảnh ở chế độ lịch, vốn có sẵn trong gói Premium, là giải pháp tự nhiên.

Nếu không có gói Premium, hãy nhập thời gian rảnh theo tuần ở mức tương đối (chiều thứ Ba) rồi khóa từng tiết học một bằng tay.

Giờ làm việc và hợp đồng

Giáo viên thỉnh giảng thường có một định mức giờ được ấn định khi tuyển (30 giờ trong cả năm, một học phần 15 giờ). Trường Giờ làm việc trong hồ sơ dùng để ghi nhận định mức đó; phần chẩn đoán sẽ báo nếu số giờ đã xếp vượt quá.

Với hợp đồng tính theo giờ (trả công theo tiết học thay vì theo tháng), bản xuất thống kê theo giáo viên là dữ liệu đầu vào cho quy trình trả lương / lập hóa đơn bên ngoài.

Liên lạc

Giáo viên thỉnh giảng đăng nhập vào ứng dụng ít hơn so với đội ngũ cơ hữu. Có ba tình huống sử dụng:

• Tài khoản đầy đủ — giáo viên nhận thông tin đăng nhập và xem thời khóa biểu, nhập thời gian rảnh, khai báo vắng mặt từ cổng thông tin giáo viên.
• Chỉ liên kết iCal — không có tài khoản, chỉ một liên kết đăng ký iCal để đồng bộ các tiết học của họ với lịch cá nhân.
• Nhắc bằng e-mail (bên ngoài ứng dụng) — quản trị viên báo cho giáo viên qua e-mail trước mỗi lần họ đến dạy; giáo viên không bao giờ đăng nhập. Việc nhắc này là thủ công: Omniscol không gửi thông báo tự động cho từng tiết học. Một cơ chế nhắc như vậy có thể dựng dễ dàng bên ngoài Omniscol bằng API lấy dữ liệu thời khóa biểu, có lọc theo giáo viên. Chẳng hạn, một tác vụ chạy hằng tuần dựng bản tóm tắt rồi đưa vào mẫu thư riêng của trường, sau đó gửi qua dịch vụ thư điện tử của trường. Đi qua dịch vụ đó giúp giữ uy tín người gửi và hạn chế bị bộ lọc thư rác đánh nhầm.

Hãy cân nhắc theo từng người (một chuyên gia tư vấn kỳ cựu không có thời gian quản lý thêm một tài khoản nữa; một nghiên cứu sinh dạy vài giờ thì thích nghi dễ dàng).