Preparar o próximo ano letivo

A construção de um horário para o ano seguinte pode começar seis a nove meses antes, em paralelo com o funcionamento corrente. O princípio consiste em duplicar o horário ativo para criar um rascunho e, depois, trabalhar sobre esse rascunho sem modificar o horário publicado.

Três elementos a transpor

Três famílias a retomar do ano corrente para o ano seguinte:

1. Estrutura — campus/salas, turmas, grupos, divisões de turma, alinhamentos de grupos, grupos de grupos. Muitas vezes reutilizável em 80-90 % de um ano para o outro, com ajustes marginais.
2. Aulas — a lista das aulas a programar (disciplina, turma, professor, duração, número de ocorrências semanais). Reutilizável em 70-80 %, tendo em conta a evolução dos programas.
3. Atribuições professor-turma-disciplina — quem ensina o quê. Mais volátil (saídas, chegadas, alterações de serviço).

Iniciar a duplicação

A partir do módulo Gestão de horários letivos, utilize a ação Duplicar sobre o horário que servirá de base. A caixa de diálogo assinala tudo por predefinição; desmarque aquilo que preferir reconstruir:

• Campus — com as respetivas salas e recursos.
• Professores — a atribuição dos professores ao horário; as suas disponibilidades acompanham-nos. Consoante a sua política, num horário recorrente, pode preferir voltar a pedir-lhes as disponibilidades para o novo ano em vez de retomar as antigas.
• Turmas — com as respetivas aulas, grupos, alinhamentos, disponibilidades e incompatibilidades.
• Aulas (distribuição de horas) — com o detalhe a conservar ou não: atribuições dos professores às aulas, grupos, salas, recursos, posições. Muitas vezes convém rever, pois os professores e os alunos vão mudar.

O rascunho criado não é publicado: não afeta o horário ativo do ano corrente. Para os horários semanais ou cíclicos, a publicação nas semanas do ano seguinte faz-se depois na grelha de distribuição. A duplicação pode também, de passagem, deslocar as datas das aulas (num horário calendário) ou transformar o tipo de horário: estas duas opções e os seus efeitos — nomeadamente o realinhamento das aulas e os reagrupamentos — estão detalhados em Visualizar, duplicar, reorganizar.

Trabalhar sobre o rascunho

O horário preparado aparece na lista como rascunho. Renomeie-o com um rótulo explícito, por exemplo S1 27-28. Pode:

• abri-lo para modificar as turmas, adicionar os novos professores, retirar os que saíram,
• pedir aos professores em funções as suas disponibilidades para o novo ano (envio em massa através do módulo Administração),
• iniciar a geração automática para verificar a viabilidade,
• iterar com calma durante meses.

Publicação no início do ano

Quando o horário rascunho está pronto e o novo ano letivo chega, você publica-o nas semanas pretendidas. Ver Publicação. O rascunho torna-se o horário ativo e o horário anterior permanece consultável como histórico.