Contas vinculadas e recursos compartilhados

As contas vinculadas conectam várias contas Omniscol distintas — portanto vários estabelecimentos — que compartilham, na realidade, professores e salas. O vínculo torna visível, de uma conta a outra, a ocupação desses recursos comuns: quando você consulta ou constrói um horário, o Omniscol traz as aulas das contas vinculadas que envolvem um professor ou uma sala que você compartilha, e as sinaliza como já ocupadas. Assim você evita reservar duas vezes a mesma pessoa ou a mesma sala, sem ter que ligar para o outro estabelecimento. É uma opção ativada sob demanda pela equipe do Omniscol.

Cada conta permanece totalmente autônoma: mantém os seus usuários, os seus parâmetros, os seus anos letivos e o seu escopo administrativo.

O que o vínculo compartilha

• Compartilhado: a ocupação dos professores e das salas presentes em ambas as contas. É ela que alimenta as vistas de ocupação e a detecção de conflitos entre contas.
• Fora do compartilhamento: os usuários, os alunos, as turmas, os parâmetros e os dados administrativos próprios de cada conta. Ver uma faixa horária ocupada não abre acesso ao detalhe da outra conta.

O emparelhamento é automático: o Omniscol reconhece um mesmo professor pelo seu nome (a data de nascimento desempata os homônimos) e uma mesma sala pelo nome do seu campus e da sala. Para que ele funcione, esses professores e essas salas devem, portanto, ter os mesmos rótulos em cada conta.

Casos de uso

Todos envolvem vários estabelecimentos distintos, cada um com a sua própria conta Omniscol:

• Um grupo de escolas que compartilham professores ou salas — por exemplo, uma rede de estabelecimentos de uma mesma cidade.
• Estabelecimentos juridicamente separados instalados no mesmo prédio, e que compartilham, portanto, as salas.
• Um campus onde várias entidades (escola de engenharia, escola de negócios…), geridas em contas distintas, usam os mesmos anfiteatros e os mesmos instrutores.

Ativação

As contas vinculadas são definidas com a equipe do Omniscol, pois é preciso decidir em conjunto:

• quais contas estão vinculadas;
• quais recursos comuns — professores, salas — são compartilhados;
• a harmonização dos rótulos dos professores e das salas comuns, nos quais se baseia o emparelhamento automático;
• qual conta permanece responsável por cada dado;
• como tratar os conflitos detectados entre escopos.

Uma vez a opção ativa, a ocupação compartilhada aparece nas vistas de ocupação e alimenta a detecção de conflitos entre contas, sem outra manipulação da sua parte.

Ativar ou desativar uma sincronização

Quando um horário está sincronizado com outros horários ativos — da mesma conta ou de contas vinculadas — um botão Sincronização aparece: em modo reorganização de um horário, assim como na edição de um horário calendário, nas datas compartilhadas. Ele abre a lista dessas sincronizações: cada outro horário ativo da conta e cada conta vinculada que compartilha professores ou salas.

Todas estão ativas por padrão. Desmarque uma para deixar de levar em conta a ocupação desse horário ou dessa conta na vista corrente, e depois marque-a novamente para reativá-la. O botão só aparece quando existe pelo menos uma sincronização a gerenciar.

Caso vizinho: vários horários ativos em uma única conta

As contas vinculadas coordenam estabelecimentos distintos; a mesma necessidade também se apresenta dentro de uma única conta, quando um estabelecimento faz funcionar vários horários ativos em paralelo. O mesmo princípio de ocupação compartilhada impede então que uma sala, um professor ou uma turma seja reservado duas vezes por dois horários simultâneos.

É tipicamente o caso de uma organização multiprogramas com ritmos diferentes — um EMBA de 18 meses, uma Grande École em semestres calendários, uma turma preparatória em horário semanal — que compartilha salas e instrutores entre os seus programas; ou de uma turma repartida entre dois calendários, com uma organização recorrente de manhã e pontual à tarde.

Essa coordenação está incluída de base no Premium e pode, excepcionalmente, ser ativada em uma conta Standard após definição com o Omniscol. Consulte Vários horários ativos em paralelo.