Cuentas vinculadas y recursos compartidos

Las cuentas vinculadas conectan varias cuentas de Omniscol distintas —por tanto, varios centros— que comparten, en la realidad, profesores y aulas. El vínculo hace visible, de una cuenta a otra, la ocupación de esos recursos comunes: cuando usted consulta o construye un horario, Omniscol trae las sesiones de las cuentas vinculadas que afectan a un profesor o a un aula que usted comparte, y las señala como ya ocupados. Así evita reservar dos veces a la misma persona o la misma aula, sin tener que llamar al otro centro. Es una opción que activa bajo petición el equipo de Omniscol.

Cada cuenta sigue siendo totalmente autónoma: conserva sus usuarios, sus parámetros, sus años escolares y su ámbito administrativo.

Lo que comparte el vínculo

• Compartido: la ocupación de los profesores y las aulas presentes en ambas cuentas. Es ella la que alimenta las vistas de ocupación y la detección de conflictos entre cuentas.
• Fuera del reparto: los usuarios, los estudiantes, las clases, los parámetros y los datos administrativos propios de cada cuenta. Ver una franja horaria ocupada no abre el acceso al detalle de la otra cuenta.

La conciliación es automática: Omniscol reconoce a un mismo profesor por su nombre (la fecha de nacimiento desempata a los homónimos) y a una misma aula por el nombre de su sitio y del aula. Para que funcione, esos profesores y esas aulas deben, por tanto, llevar los mismos rótulos en cada cuenta.

Casos de uso

Todos implican varios centros distintos, cada uno con su propia cuenta de Omniscol:

• Un grupo de centros que mancomunan profesores o aulas — por ejemplo, una red de centros de una misma ciudad.
• Centros jurídicamente separados instalados en el mismo edificio, y que se reparten, por tanto, las aulas.
• Un campus donde varias entidades (escuela de ingeniería, escuela de negocios…), gestionadas en cuentas distintas, utilizan las mismas aulas magnas y los mismos ponentes.

Activación

Las cuentas vinculadas se encuadran con el equipo de Omniscol, porque hay que decidir juntos:

• qué cuentas se vinculan;
• qué recursos comunes —profesores, aulas— se comparten;
• la armonización de los rótulos de los profesores y las aulas comunes, en la que se apoya la conciliación automática;
• qué cuenta sigue siendo responsable de cada dato;
• cómo tratar los conflictos detectados entre ámbitos.

Una vez activa la opción, la ocupación compartida aparece en las vistas de ocupación y alimenta la detección de conflictos entre cuentas, sin ninguna otra manipulación por su parte.

Activar o desactivar una sincronización

Cuando un horario está sincronizado con otros horarios activos —de la misma cuenta o de cuentas vinculadas— aparece un botón Sincronización: en modo reorganización de un horario, así como en la edición de un horario calendario, sobre las fechas compartidas. Abre la lista de esas sincronizaciones: cada otro horario activo de la cuenta y cada cuenta vinculada que comparte profesores o aulas.

Todas están activas de forma predeterminada. Desmarque una para dejar de tener en cuenta la ocupación de ese horario o de esa cuenta en la vista actual, y vuelva a marcarla para reactivarla. El botón solo aparece cuando existe al menos una sincronización que gestionar.

Caso vecino: varios horarios activos en una sola cuenta

Las cuentas vinculadas coordinan centros distintos; la misma necesidad se presenta también dentro de una sola cuenta, cuando un centro hace funcionar varios horarios activos en paralelo. El mismo principio de ocupación compartida impide entonces que un aula, un profesor o una clase se reserve dos veces por dos horarios simultáneos.

Es típicamente el caso de una organización multiprograma con ritmos distintos —un EMBA de 18 meses, una Grande École con semestres de calendario, una prépa con horario semanal— que comparte aulas y ponentes entre sus programas; o de una clase a caballo entre dos calendarios, con una organización recurrente por la mañana y puntual por la tarde.

Esta coordinación viene incluida de serie en Premium y puede, excepcionalmente, activarse en una cuenta Standard tras el encuadre con Omniscol. Consulte Varios horarios activos en paralelo.