Conector Edusign

Qué se envía y qué no

El conector envía primero las sesiones. Cada una se convierte en un curso de Edusign y lleva el identificador de Omniscol como referencia externa. Eso es lo que permite después encontrarla, actualizarla o eliminarla sin mantener al lado una tabla de correspondencias.

Los eventos del calendario pueden acompañarlas, si así lo pide: una conferencia, una defensa o una jornada de acogida se firma como lo demás. Tienen su propia sección más abajo.

El profesorado y los grupos también pueden enviarse, de dos maneras: creados sobre la marcha durante la exportación de sesiones, si activa esa opción, o sincronizados en bloque desde la pestaña Exportación de entidades, con Omniscol como referencia. El alumnado nunca se envía automáticamente: solo se manda mediante activación manual, por las razones que se explican más abajo.

Un punto importante: no mezcle dos maneras de crear las hojas.

O bien sus sesiones nacen en Omniscol, y el conector las crea en Edusign: la opción más coherente si su horario se mueve, porque correcciones, ausencias y sustituciones seguirán detrás.

O bien crea cursos directamente en Edusign. Es posible, pero esos cursos viven entonces fuera de Omniscol: el conector los dejará en paz, y sus cambios de planificación no les llegarán.

Lo más seguro es decidir desde el principio de qué lado nacen sus hojas, y atenerse a ello. Eso es lo que evita acabar con dos versiones de la misma sesión.

Antes de la primera exportación

Para Edusign, una sesión sin docente no es utilizable: necesita saber quién se hace cargo de la hoja de firma. Todo depende de una pregunta: ¿su profesorado ya tiene su cuenta de Edusign?

Ya existen, con la misma dirección de correo en ambos lados. Nada que hacer: la correspondencia es automática. Es el caso más frecuente, y la razón por la que la dirección debe estar cumplimentada y ser fiable en Omniscol: es el identificador de correspondencia y también el de conexión a Edusign. Si dos docentes comparten la misma dirección en Omniscol, el conector intenta distinguirlos por sus nombres: la sección de más abajo detalla qué hace, y qué puede bloquearse.

Ya existen, pero las direcciones no coinciden. Para eso está la asociación: la pantalla de asociación presenta a su profesorado frente a las cuentas de Edusign, y cada asociación establecida hace fe, por delante de cualquier correspondencia de dirección. El mismo recurso vale para los casos ambiguos, cuando una dirección compartida se resiste al desempate por nombres.

Todavía no existen en Edusign. Dos opciones:

• la creación sobre la marcha — marque la creación remota en la configuración del sistema, pestaña Configuración de sistemas, y el conector crea cada cuenta en el momento en que una sesión la necesita;
• la sincronización del profesorado — envíelos todos de una vez desde la pestaña Exportación de entidades, y las cuentas existen antes incluso de la primera sesión, con Omniscol como referencia.

Sobre la marcha o en bloque, Edusign reserva cada dirección de correo para una sola cuenta. Si ya está ocupada, la creación falla, y las sesiones del docente con ella; si la comparten dos docentes en Omniscol, el conector no crea ninguna de las dos cuentas — ni siquiera la primera, que ataría la dirección a uno de los dos al azar — y sus sesiones esperan a que cada uno tenga la suya. La creación es, pues, para cuentas realmente ausentes — para un docente ya presente en Edusign, quédese con la correspondencia o la asociación.

Una precaución más antes de pedir la creación de Omniscol hacia Edusign: según cómo esté configurada su cuenta de Edusign, crear a un usuario puede enviarle de inmediato sus credenciales de acceso por correo. Su profesorado descubriría entonces la nueva herramienta desde la primera exportación, sin haber sido preparado. Si prefiere anunciar usted mismo la apertura de las cuentas, compruebe ese ajuste del lado de Edusign antes de lanzar la exportación.

Si el docente sigue sin encontrarse, la sesión no se envía. El conector la cuenta y la señala explícitamente: una hoja de firma que falta es la clase de problema que, de otro modo, nunca se descubre en buen momento.

La correspondencia por dirección de correo

Para un docente sin asociación establecida, y cuya cuenta no ha sido creada por el conector, la correspondencia se hace por la dirección de correo, sean cuales sean los nombres y apellidos de cada lado. Debe, pues, ser exacta: una dirección errónea bloquea la sesión, y dos direcciones intercambiadas intercambiarían las hojas de dos docentes.

El nombre y el apellido solo intervienen para desempatar un duplicado: dos docentes declarados en Omniscol con la misma dirección de correo — un buzón de secretaría, una dirección común de profesorado externo. El conector compara entonces los nombres con las cuentas de Edusign. Casi siempre basta: cada uno encuentra su cuenta, las sesiones salen.

Dos homónimos perfectos en la misma dirección son, con toda probabilidad, una sola persona introducida dos veces en su lado. La hoja llevará el nombre, la materia y la clase correctos sea cual sea la cuenta elegida: la sesión sale, y el diario de la integración registra el duplicado, para limpiarlo cuando convenga.

Queda el caso en que ningún nombre encaja. Puede que el docente no tenga cuenta alguna, y enviarlo al azar haría firmar la asistencia en la hoja de otro: esas sesiones se quedan en tierra. El resumen de la exportación da los nombres y la dirección en cuestión — hasta la persona que solo crea el duplicado sin impartir nada, y que de otro modo buscaría durante mucho tiempo.

La salida duradera es dar a cada uno su propia dirección de correo. Mientras tanto, asócielos a mano: una vez establecida la asociación, el identificador hace fe.

Filtrar por campus

Un campus es una noción de organización: agrupa clases dentro de la cuenta, con independencia de los sitios y de las aulas. Si su centro declara alguno, puede enviar solo las sesiones de algunos de ellos. La elección se hace en la pestaña Exportación de entidades, bajo las sesiones de clase.

Una sesión sale en cuanto al menos una de sus clases está en un campus seleccionado: un curso transversal a varios campus se envía por tanto una sola vez, como debe ser. Una clase sin campus no se conserva cuando existe una selección — usted dijo qué campus hace firmar, y ella no está entre ellos.

Restringir la selección después retira de Edusign las sesiones que ya no tienen sitio allí, salvo las que ya han tenido lugar: sus firmas están adquiridas. No marcar nada equivale a enviar todo el centro.

El horizonte de exportación

Edusign sirve para hacer firmar sesiones futuras. Una sesión pasada ya no tiene que prepararse para la firma, y Edusign la bloquea.

El horizonte se ajusta en la configuración del sistema, como un número de días hacia atrás y hacia adelante alrededor de hoy. En la práctica bastan unos pocos días hacia atrás: solo sirven para recuperar una corrección hecha justo después de la sesión.

Una sesión que sale del horizonte nunca se elimina. Tuvo lugar, Edusign conserva sus firmas, y estas no se reconstruyen. Solo se retira de Edusign una sesión realmente eliminada en Omniscol, y únicamente si aún no ha tenido lugar.

Tiempo real y recuperación

Conviven dos mecanismos, con dos papeles distintos.

El tiempo real envía cada modificación sobre la marcha. Es el modo normal: mantiene Edusign al día casi de inmediato. Pero conviene verlo como un canal práctico, no como una garantía absoluta: una petición puede fallar, un proceso puede reiniciarse.

La exportación completa programada sirve para reconciliar regularmente ambos lados. Envía todo el horizonte, relee lo que Edusign conserva y elimina después las sesiones que ya no existen en su centro pero que el tiempo real no alcanzó. Es la red de seguridad: sin ella, una incidencia de red o un reinicio dejarían una divergencia silenciosa.

El alumnado

El alumnado solo se envía mediante activación manual, y con especial cautela.

Edusign solo sabe reconocer a un alumno por la referencia externa que le hemos puesto: ni por su correo ni por su identificador interno. Un alumno ya presente en Edusign sin esa referencia queda por tanto fuera de alcance: enviarlo crearía un segundo registro con la misma dirección.

Por eso el conector prefiere no hacer nada antes que crear un duplicado. Primero lee el alumnado de Edusign, crea solo a quienes realmente faltan y deja intactos a los demás. El alumnado sin dirección de correo se descarta igualmente: no hay manera de establecer la correspondencia. Al terminar la activación, un resumen enumera por su nombre a quienes se han dejado de lado, con su identidad en ambos lados, para que pueda decidir caso por caso. El registro de actividad lo conserva.

En la práctica, el alumnado solo es imprescindible si desea hojas nominativas. La firma funciona sin él en cuanto la sesión lleva su docente y su grupo.

Los eventos

Una conferencia, una defensa, un examen de prueba: todo lo que se coloca en el calendario sin ser una sesión de clase puede también enviarse a Edusign. Los eventos tienen su propia sección en la pestaña Exportación de entidades, justo bajo las sesiones, con sus propios filtros y su propia política de envío.

Un evento lleva la misma información que una sesión: su fecha, sus participantes, su aula. Las personas invitadas que son docentes llevan la hoja; las clases y grupos invitados forman su público.

No está obligado a enviarlos todos. El conector filtra por las etiquetas que pone en sus eventos — véase Eventos puntuales: enviar solo los que llevan cierta etiqueta o, al contrario, enviarlo todo salvo los que llevan una. La exclusión siempre gana, lo que permite la regla más cómoda: enviarlo todo, salvo lo que haya marcado como sin firma.

Cuando ya hay un ERP en el paisaje

El caso más sencillo es el de un centro que gestiona sus sesiones en Omniscol y luego las hace firmar en Edusign. Es el uso más directo del conector.

En los centros ya estructurados en torno a un ERP como Aurion o Auriga, la arquitectura suele ser una estrella centrada en ese ERP. Este envía sus datos maestros a Omniscol — profesorado, aulas, materias, grupos, incluso alumnado —, y Omniscol le devuelve las sesiones que ha producido.

A partir de ahí, Edusign se conecta casi siempre al ERP, no directamente a Omniscol. Según la organización elegida, o bien el ERP retransmite las sesiones a Edusign, mediante un ETL si hace falta, o bien Edusign las relee periódicamente en el ERP.

En esa topología las referencias externas no se sustituyen: se acumulan según los intercambios que haya que cubrir. Un mismo docente puede llevar así una referencia del ERP en Omniscol y, si es necesario, una referencia de Edusign distinta. En la pestaña Sincronización de entidades, cada sistema configurado sigue asociado por separado, para las mismas entidades.

Reinicializar

El botón de purga retira de Edusign las sesiones procedentes de Omniscol del curso escolar actual. No toca ni al profesorado, ni a los grupos, ni a los cursos creados directamente en Edusign: su objetivo es limpiar lo que el conector ha enviado, no borrar el resto de su entorno.

Edusign limita mucho el ritmo de eliminación: cada pasada retira como mucho unos cientos de sesiones. Si quedan, vuelva a lanzar la purga: el registro de actividad indica cuántas quedan tras cada pasada.

Lo que el conector crea en Edusign no siempre se borra en sentido estricto: eliminar allí a un docente es archivarlo. Así que active la creación con pleno conocimiento.