Edusign-connector

Wat wel en wat niet wordt verstuurd

De connector verstuurt in de eerste plaats de lessen. Elke les wordt een Edusign-cursus en draagt het Omniscol-identificatienummer als externe referentie. Daardoor kan de connector die les daarna terugvinden, bijwerken of verwijderen zonder er een aparte koppeltabel op na te houden.

De evenementen uit de kalender kunnen dezelfde weg volgen: een lezing, een scriptieverdediging of een introductiedag kan eveneens ter ondertekening naar Edusign vertrekken. Wilt u niet alles versturen, dan kunt u de export ook met filters beperken — daar komen we verderop op terug.

Ook de docenten en de groepen kunnen worden verstuurd, op twee manieren: ter plekke aangemaakt tijdens de export van de lessen als u die optie inschakelt, of in bulk gesynchroniseerd vanaf het tabblad Entiteiten exporteren, waarbij Omniscol dan leidend is. De leerlingen worden daarentegen nooit automatisch doorgestuurd: dat gebeurt uitsluitend na een handmatige start, om de redenen die verderop worden uitgelegd.

Eén belangrijk punt: combineer geen twee manieren om de presentielijsten aan te maken.

Ofwel ontstaan uw lessen in Omniscol en maakt de connector ze aan in Edusign: dat is de meest consistente keuze als uw rooster verandert, want correcties, afwezigheden en vervangingen volgen dan mee.

Ofwel maakt u cursussen rechtstreeks in Edusign aan. Dat kan, maar die cursussen leven dan buiten Omniscol om: de connector laat ze met rust en uw roosterwijzigingen werken er niet in door.

Het veiligst is dus om meteen te kiezen aan welke kant u uw presentielijsten laat ontstaan, en u daaraan te houden. Zo voorkomt u dat u met twee versies van dezelfde les blijft zitten.

Vóór de eerste export

Voor Edusign is een les zonder docent onbruikbaar: het moet duidelijk zijn wie de presentielijst draagt. Het vervolg hangt af van één vraag: hebben uw docenten al een Edusign-account?

Ze bestaan al, met aan beide kanten hetzelfde e-mailadres. Dan hoeft u niets te doen: de afstemming verloopt automatisch. Dit is het meest voorkomende geval, en de reden waarom het adres in Omniscol ingevuld en betrouwbaar moet zijn — het dient als sleutel voor de afstemming en is tegelijk het aanmeldadres voor Edusign. Delen twee docenten in Omniscol hetzelfde adres, dan probeert de connector ze op hun naam uit elkaar te houden: de sectie hieronder beschrijft wat hij dan doet en wat er kan blokkeren.

Ze bestaan al, maar de e-mailadressen komen niet overeen. Daarvoor dient de koppeling: het koppelscherm zet uw docenten tegenover de Edusign-accounts, en elke gelegde koppeling is doorslaggevend, vóór elke afstemming op adres. Ook voor de dubbelzinnige gevallen grijpt u hierop terug, wanneer een gedeeld adres zich niet op naam laat ontwarren.

Ze bestaan nog niet in Edusign. Twee opties:

• het ter plekke aanmaken — vink het aanmaken op afstand aan in de systeemconfiguratie, tabblad Systeemconfiguratie, en de connector maakt elk account aan op het moment dat een les het nodig heeft;
• het synchroniseren van de docenten — stuur ze in één keer door vanaf het tabblad Entiteiten exporteren, zodat de accounts al bestaan vóór de eerste les, waarbij Omniscol leidend is.

Zowel ter plekke als in bulk reserveert Edusign elk e-mailadres voor één enkel account. Is het adres al bezet, dan mislukt het aanmaken en vertrekken de lessen van die docent evenmin; wordt het in Omniscol door twee docenten gedeeld, dan maakt de connector er geen enkel aan — ook niet het eerste, want dat zou het adres willekeurig aan een van beiden binden — en wachten hun lessen tot ieder een eigen adres heeft. Het aanmaken is dus bedoeld voor accounts die er echt niet zijn — voor een docent die al in Edusign staat, houdt u het bij de afstemming of de koppeling.

Let ook op het volgende voordat u het aanmaken vanuit Omniscol naar Edusign aanzet: afhankelijk van de configuratie van uw Edusign-account kan het aanmaken van een gebruiker die persoon meteen zijn inloggegevens per e-mail sturen. Uw docenten zouden de nieuwe tool dan al bij de eerste export ontdekken, zonder daarop te zijn voorbereid. Wilt u de opening van de accounts liever zelf aankondigen, controleer die instelling dan aan de kant van Edusign voordat u de export start.

Blijft de docent onvindbaar, dan wordt de les niet verstuurd. De connector telt die les en meldt dat uitdrukkelijk: een ontbrekende presentielijst is het soort probleem dat u anders nooit op het juiste moment ontdekt.

De afstemming op e-mailadres

Voor een docent zonder gelegde koppeling, van wie het account niet door de connector is aangemaakt, verloopt de afstemming via het e-mailadres, ongeacht de voor- en achternamen aan weerszijden. Dat adres moet dus kloppen: een verkeerd adres blokkeert de les, en twee verwisselde adressen zouden de presentielijsten van twee docenten omwisselen.

De voor- en achternaam komen alleen in beeld om een dubbele vermelding te ontwarren: twee docenten die in Omniscol met hetzelfde e-mailadres zijn opgevoerd — een secretariaatspostbus, een gedeeld adres voor gastdocenten. De connector vergelijkt dan de namen met die van de Edusign-accounts. Dat volstaat vrijwel altijd: iedereen vindt zijn account terug en de lessen vertrekken.

Twee volledige naamgenoten op hetzelfde adres zijn naar alle waarschijnlijkheid één en dezelfde persoon die bij u twee keer is ingevoerd. De presentielijst draagt de juiste naam, het juiste vak en de juiste klas, welk account ook wordt gekozen: de les vertrekt, en het logboek van de integratie houdt de dubbele vermelding bij, om bij gelegenheid op te ruimen.

Blijft het geval over waarin geen enkele naam past. Misschien heeft de docent helemaal geen account, en willekeurig doorsturen zou de aanwezigheid op de lijst van iemand anders laten ondertekenen: die lessen vertrekken niet. Het overzicht van de export geeft de betrokken namen en het betrokken adres — tot en met de persoon die de dubbele vermelding veroorzaakt zonder zelf les te geven, en op wie u anders lang geen verdenking zou hebben.

De duurzame uitweg is iedereen een eigen e-mailadres geven. Leg in de tussentijd de koppeling met de hand: zodra die koppeling er ligt, is het identificatienummer doorslaggevend.

De verzending filteren op campussen

De campus is een organisatorisch begrip: hij groepeert klassen binnen uw account, los van de vestigingen en de lokalen. Hebt u campussen aangemaakt, dan kunt u alleen de lessen van bepaalde campussen versturen. Die keuze maakt u op het tabblad Entiteiten exporteren, onder het gedeelte met de lessen.

Een les vertrekt zodra minstens één van haar klassen op een geselecteerde campus zit: een les die over twee campussen wordt gedeeld, wordt dus maar één keer verstuurd. Zodra u op bepaalde campussen filtert, blijft een klas zonder toegewezen campus er echter buiten: omdat ze tot geen van de geselecteerde campussen behoort, kan de connector haar niet meenemen.

Beperkt u de selectie later, dan worden de lessen die er niet meer in thuishoren uit Edusign verwijderd — behalve de lessen die al hebben plaatsgevonden, waarvan de aanwezigheidsregistratie vaststaat. Niets selecteren komt neer op alles versturen.

De exporthorizon

Edusign dient om toekomstige lessen te laten ondertekenen. Een les die voorbij is, hoeft niet meer voor de aanwezigheidsregistratie te worden voorbereid, en Edusign vergrendelt haar.

De horizon stelt u in de systeemconfiguratie in, in de vorm van een aantal dagen terug en vooruit rond vandaag. In de praktijk volstaan enkele dagen terug: die dienen alleen om een correctie op te vangen die vlak na de les is gemaakt.

Een les die buiten de horizon valt, wordt nooit verwijderd. Ze heeft plaatsgevonden, Edusign bewaart de aanwezigheidsregistratie ervan, en die registratie laat zich niet opnieuw samenstellen. Alleen een les die daadwerkelijk in Omniscol is verwijderd, wordt uit Edusign gehaald — en alleen als ze nog niet heeft plaatsgevonden.

Realtime en inhaalslag

Twee mechanismen bestaan naast elkaar, met twee verschillende rollen.

De realtime-modus stuurt elke wijziging door zodra ze wordt gemaakt. Dat is de normale werking: Edusign blijft daarmee vrijwel onmiddellijk bij. Maar u moet dit zien als een handig kanaal, niet als een absolute garantie: een aanvraag kan mislukken, een proces kan opnieuw opstarten.

De geplande volledige export dient om beide kanten regelmatig met elkaar in overeenstemming te brengen. Hij verstuurt de hele horizon, leest terug wat Edusign bevat en verwijdert vervolgens de lessen die bij u niet meer bestaan maar die de realtime-modus heeft gemist. Dat is het vangnet: zonder die export zou een netwerkstoring of een herstart een stil verschil achterlaten.

De leerlingen

Leerlingen worden alleen na een handmatige start verstuurd, en met bijzondere voorzichtigheid.

Edusign kan een leerling alleen afstemmen op de externe referentie die wij daar hebben geplaatst — niet op het e-mailadres en niet op het interne identificatienummer. Een leerling die al in Edusign staat zonder die referentie, is dus onbereikbaar: doorsturen zou een tweede record met hetzelfde adres opleveren.

De connector ziet er dus liever van af dan een dubbele vermelding aan te maken. Hij leest eerst de leerlingen terug die al in Edusign staan, maakt alleen de leerlingen aan die er echt ontbreken, en zet de rest opzij. Leerlingen zonder e-mailadres vallen om dezelfde reden af: zij laten zich op geen enkele manier afstemmen. Aan het eind van de handmatige start vertelt een overzicht u precies welke leerlingen niet zijn aangemaakt, met hun gegevens aan beide kanten, zodat u geval per geval kunt beslissen. Het activiteitenlogboek houdt dat bij.

In de praktijk zijn de leerlingen alleen onmisbaar als u presentielijsten op naam wilt. De aanwezigheidsregistratie werkt ook zonder hen, zolang de les haar docent en haar groep draagt.

De evenementen

Een lezing, een scriptieverdediging, een proefexamen: wat u buiten de lessen om in de kalender zet, kan eveneens naar Edusign vertrekken. De evenementen hebben hun eigen onderdeel op het tabblad Entiteiten exporteren, vlak onder de lessen, met eigen filters en een eigen verzendbeleid.

Een evenement draagt dezelfde gegevens als een les: de datum, de deelnemers, het lokaal. Onder de genodigden dragen de docenten de presentielijst; de klassen en de groepen vormen het publiek.

U hoeft niet alles te versturen. De connector filtert op de labels die u op uw evenementen plaatst — zie Eenmalige evenementen: alleen de evenementen met een bepaald label versturen, of net andersom, alles versturen behalve de evenementen die er een dragen. Uitsluiting wint altijd, wat de handigste regel mogelijk maakt: alles versturen, behalve wat u met zonder handtekening hebt gemarkeerd (bijvoorbeeld).

Wanneer er al een ERP in het landschap staat

Het eenvoudigste geval is dat van een school die haar lessen in Omniscol beheert en ze vervolgens in Edusign laat ondertekenen. Dat is het meest rechtstreekse gebruik van de connector.

In instellingen die al rond een ERP als Aurion of Auriga zijn opgebouwd, is de architectuur meestal een ster met dat ERP in het midden. Het stuurt zijn referentiegegevens naar Omniscol — docenten, lokalen, vakken, groepen en zelfs studenten — en Omniscol stuurt de lessen terug die het heeft geproduceerd.

Vanaf daar sluit Edusign meestal op het ERP aan, niet rechtstreeks op Omniscol. Afhankelijk van de gekozen inrichting geeft het ERP de lessen door aan Edusign, zo nodig via een ETL, of leest Edusign ze regelmatig terug uit het ERP.

In die topologie vervangen de externe referenties elkaar niet: ze stapelen zich op naargelang de uitwisselingen die u moet verzorgen. Eén en dezelfde docent kan zo een ERP-referentie in Omniscol dragen en, indien nodig, een aparte Edusign-referentie. Op het tabblad Entiteiten synchroniseren blijft elk geconfigureerd systeem afzonderlijk gekoppeld, voor dezelfde entiteiten.

Opnieuw beginnen

De opschoonknop haalt de lessen die uit Omniscol komen voor het lopende schooljaar uit Edusign. Hij raakt de docenten niet aan, de groepen niet en de cursussen die rechtstreeks in Edusign zijn aangemaakt evenmin: hij is bedoeld om op te ruimen wat de connector heeft doorgestuurd, niet om de rest van uw omgeving te wissen.

Edusign beperkt het verwijderingstempo sterk: elke doorloop haalt hooguit enkele honderden lessen weg. Blijven er over, start de opschoning dan opnieuw — het activiteitenlogboek geeft na elke doorloop aan hoeveel er nog resteren.

Wat de connector in Edusign aanmaakt, wordt niet altijd in strikte zin gewist: het verwijderen van een docent is daar een archivering. Schakel het aanmaken dus met kennis van zaken in.