Meerdere parallel gepubliceerde roosters

Op een Standard-account kan er maar één rooster tegelijk over een bepaalde periode gepubliceerd worden. Voor de klassieke werking van een middelbare school volstaat dat. In bepaalde contexten — typisch hoger onderwijs, modulaire opleidingen, scholen met meerdere leertrajecten — ontstaat de behoefte om meerdere roosters naast elkaar te publiceren die elkaar aanvullen. Op Premium-accounts is deze mogelijkheid standaard inbegrepen.

In bepaalde gemengde schoolaccounts met meerdere werkelijk gescheiden roosters — bijvoorbeeld een middelbare school met een eigen onderbouw en bovenbouw, of een scholengemeenschap met basis- en voortgezet onderwijs — kan Omniscol deze mogelijkheid gericht inschakelen. De afbakening en de facturering worden dan op de werkelijke behoefte afgestemd.

Waarom meerdere roosters naast elkaar

Enkele typische scenario's:

• Gemeenschappelijke kern + afstudeerrichtingen — een wekelijks rooster dekt de gemeenschappelijke kern (vakken die alle jaargangen delen), daarbovenop komen roosters per afstudeerrichting of per traject met hun eigen beperkingen.
• Regulier + losse kalender — een regulier wekelijks rooster bevat het merendeel van de lessen, een kalenderrooster bevat de gedateerde lessen (lezingen, examens, juryzittingen).
• Meerdere vestigingen — één rooster per vestiging met lokaal beheer, samenvoeging bij het raadplegen voor leerlingen die van de ene vestiging naar de andere gaan.
• Opleidingen van verschillende duur — bijvoorbeeld een EMBA-traject van 18 maanden, een masteropleiding in kalendersemesters en een wekelijks voorbereidingstraject, met gedeelde docenten en lokalen.

Zonder deze optie dwingen deze gevallen u om alle complexiteit in één enkel rooster samen te brengen, wat al snel onbeheersbaar wordt.

Hoe het werkt

U maakt meerdere roosters aan in de module Roosterbeheer, zoals gewoonlijk. Bij de publicatie over de weken accepteert het publicatiescherm meerdere roosters op dezelfde weken in plaats van één enkel.

Aan de gebruikskant (portalen, informatieschermen, iCal, API) worden de roosters die op een week gepubliceerd zijn dynamisch samengevoegd: een leerling ziet alle lessen die hem of haar aangaan, uit welk rooster ze ook komen.

Binnen hetzelfde account delen de parallel gepubliceerde roosters de bezetting van de betrokken resources: lokalen, docenten en, waar dat relevant is, klassen. Zo voorkomt u dat dezelfde docent of hetzelfde lokaal door twee gepubliceerde roosters dubbel geboekt wordt. Klassen die door meerdere roosters gedeeld worden, komen ook voor, maar dat blijft marginaler en hangt sterk af van de pedagogische organisatie.

Conflictdetectie tussen roosters

Twee mechanismen vullen elkaar aan, afhankelijk van waar u werkt.

Tijdens het opbouwen van het rooster

Wanneer u een rooster opbouwt of reorganiseert in Roosterbeheer, legt de knop Synchronisatie (werkbalk van zowel de reorganisatie als het bewerken van een kalenderrooster, op de gedeelde datums) uw werk naast de andere gepubliceerde roosters. Hij houdt automatisch rekening met de roosters waarvan de datums overlappen met die van het huidige rooster en die minstens één docent, één lokaal of één klas delen — lokaal (hetzelfde account) net zo goed als met gekoppelde accounts. Hij schakelt dus vanzelf in zodra er gedeelde resources zijn (oranje = actief). Dit automatisme verbindt de gedateerde roosters (kalender).

Een welkome uitzondering: hij negeert een eenvoudige kopie van het huidige rooster (dezelfde lessen). Zo kunt u aan een gedupliceerd conceptrooster werken zonder met uzelf in conflict te komen.

De bezetting van die roosters gaat dan mee in de conflictmotor:

• de kandidaat-tijdsloten voor de plaatsing (gekleurde bolletjes) worden oranje of rood als de docent of het lokaal elders al bezet is;
• de diagnose meldt de dubbele boekingen tussen roosters.

In de details van een conflict draagt de les uit het andere rooster, na de naam van de klas, het pictogram gevolgd door het label van dat rooster. Een les uit een gekoppeld account draagt het pictogram gevolgd door de naam van dat account.

Het uitklapmenu van de knop somt de roosters en accounts op waarmee rekening wordt gehouden: vink uit wat u niet wilt bewaken, bijvoorbeeld om een overlap bewust te aanvaarden.

Bij het raadplegen (operationeel rooster)

Eenmaal gepubliceerd worden de roosters samengevoegd tot één operationeel rooster — het raadpleegscherm in Omniscol (de module Rooster) en alles wat het rooster afneemt (portalen, informatieschermen, iCal, API). Conflicten tussen roosters leest u daar vanzelf af: staat een docent (of een lokaal) op twee gelijktijdige lessen uit twee gepubliceerde roosters, dan liggen die op het samengevoegde raster over elkaar heen. Dat is de logica van de samenvoeging: ze vormt het rooster zoals het werkelijk beleefd wordt, alle types door elkaar (ook een wekelijks rooster en een kalenderrooster). In de reorganisatieweergave levert dat een conflict op.

In beide gevallen blijft de oplossing een planningsactie: verplaatsen, aanpassen of het conflict aanvaarden, naargelang het geval.

Dezelfde klas, hetzelfde lokaal of dezelfde resource over roosters heen herkennen

Van het ene rooster van het account naar het andere kan dezelfde klas, hetzelfde lokaal of dezelfde resource een andere interne identificatie dragen, bijvoorbeeld na een import of een duplicatie. Omniscol koppelt ze op basis van hun identiteit:

1. de externe identificatie — dragen beide een identificatie uit dezelfde externe software (ERP, leerlingadministratie), dan beslist die alleen. Gelijk duiden ze dezelfde entiteit aan, ook na een naamswijziging; verschillend duiden ze twee afzonderlijke entiteiten aan, ook onder dezelfde naam;
2. anders de naam, exact vergeleken (hoofdletters, accenten en spaties inbegrepen).

Een lokaal of een resource wordt gezocht in de overeenkomstige vestiging, die op dezelfde manier wordt herkend. Een groep wordt gezocht in de overeenkomstige klas: externe identificatie, dan naam, dan code. De docenten zijn die van het account: dezelfde docent wordt in alle roosters herkend.

Deze koppeling dient de conflictdetectie tussen roosters. In het filter van de module Rooster vormt een klas die in meerdere roosters van het jaar voorkomt ook één enkele vermelding; haar rooster brengt de lessen van elk ervan samen.

Twee afzonderlijke klassen die over roosters heen, zonder gemeenschappelijke docent of lokaal, als conflict worden gemeld, zijn dus als één klas herkend: ze delen dezelfde externe identificatie of dezelfde naam. Corrigeer de identificatie in de bronsoftware of maak hun namen verschillend.

Tussen gekoppelde accounts volgt de koppeling andere regels: zie Gekoppelde accounts en gedeelde resources.