Een rooster delen via een openbare link

De module Rooster biedt een knop Delen die ondertekende URL's genereert voor het rooster dat u raadpleegt. De ontvanger opent de weblink en ziet het rooster alleen-lezen, zonder zich aan te melden. Het is de snelste manier om een rooster te bezorgen aan iemand die geen Omniscol-account heeft — meestal een ouder van een leerling, een externe partner of een administratieve dienst.

Formaten die bij het delen worden gegenereerd

Afhankelijk van de context en uw rechten kan het deelvenster meerdere URL's aanbieden:

• responsieve webpagina — een doorbladerbare weergave in portaalstijl, met week-, dag- en lijstweergave,
• iCal-feed .ics — om zich te abonneren vanuit Google Calendar, Apple Calendar of Outlook,
• JSON (API) — voor ontwikkelaars en machine-naar-machine- integraties, wanneer dat formaat is toegestaan.

De ontvanger kiest wat hem of haar uitkomt: een ouder opent de webpagina of abonneert zich via iCal, een ontwikkelaar gebruikt de JSON.

Wat kunt u delen?

Delen blijft niet beperkt tot het raadpleegscherm van de roosters: hetzelfde pictogram Delen staat op tal van schermen van Omniscol.

Met alleen-lezenrechten kunt u het volgende delen:

• het individuele rooster van een leerling of van een docent,
• het rooster van een volledige klas, van een lokaal of van een vak,
• de dienstroosters van de module Personeelsinzet,
• het dashboard en het bijhouden van de afwezigheden,
• de schermen voor weergave en reorganisatie van een rooster.

Met lees- en schrijfrecht — het enige geval — deelt u het scherm voor de invoer van de beschikbaarheid van docenten (en van het personeel): met de speciale link kan iedereen zijn of haar beschikbaarheid invullen tot aan de vervaldatum, zonder Omniscol-account en zonder wachtwoord. Het is de enige deling die invoer toestaat en niet louter raadpleging.

Elke ondertekende URL bevat het gevraagde bereik en een vervaldatum.

De link aanmaken

Klik in het raadpleegscherm op Delen in de werkbalk. Het venster biedt:

• Vervaldatum — de datum tot waarop de gegenereerde links geldig blijven.
• Tabbladen Web, iCal en JSON — zichtbaar afhankelijk van de formaten die voor de huidige selectie zijn gegenereerd.

Daarna kopieert u de gewenste URL. Voor de web- en iCal-links kan het venster ook een afdrukbare QR-code tonen.

Een deling beperken

Kies een korte vervaldatum voor eenmalig gebruik.

Een link wordt gedragen door het account dat hem heeft gegenereerd. Om de bestaande links van een account ongeldig te maken, gebruikt u de middelen die echt werken:

• het wachtwoord van het houderaccount wijzigen of opnieuw instellen;
• het houderaccount uitschakelen of verwijderen.

Tip: voor delingen die door een roosterteam worden beheerd, kunt u een duidelijk herkenbaar serviceaccount gebruiken (bijvoorbeeld roosterverspreiding) in plaats van het persoonlijke account van een collega. Dat account draagt dan de verantwoordelijkheid voor de uitgegeven links; de toegang en het wachtwoord ervan moeten als administratieve toegang worden beheerd.

Weblinks zijn alleen-lezen, behalve de hierboven beschreven link voor de invoer van de beschikbaarheid van docenten, die invoer toestaat tot aan de vervaldatum zonder toegang te geven tot het Omniscol-account.

Beveiliging

• De link bevat een ondertekend token met een hoog beveiligingsniveau.
• Hij geeft uitsluitend toegang tot de gedeelde resource (rooster of scherm), niet tot het volledige account.
• De geldigheid wordt begrensd door de gekozen vervaldatum.
• De links worden ongeldig als het wachtwoord van het houderaccount verandert, ook als het nieuwe wachtwoord in leesbare vorm identiek is.
• De links werken niet meer als het houderaccount wordt uitgeschakeld of verwijderd.
• Iedereen die over de URL beschikt, kan het gedeelde bereik raadplegen tot de vervaldatum of tot de link ongeldig wordt gemaakt.

Verschil met een beperkt Omniscol-account

Als u gegevens tussen teams wilt delen, bijvoorbeeld met de boekhouding, kunnen de twee opties met elkaar lijken te concurreren.

• Ondertekende openbare link = geen aanmelding, eenvoudige toegang, snel delen.
• Beperkt Omniscol-account = eigen aanmelding, langere looptijd, beheer van een gebruikersaccount, met de mogelijkheid van aangepaste rollen.

Geef de voorkeur aan de link voor eenmalig gebruik en aan een beperkt account voor gestructureerd gebruik op langere termijn.