Construir uma grade de serviço

Uma grade de serviço define o quadro temporal do serviço: os dias úteis, as faixas horárias e os períodos do ano em que se aplica. É a etapa que se faz antes de nomear as pessoas — você fixa o quadro, as tarefas a cobrir descrevem-se depois no ecrã Atribuições, e o preenchimento faz-se no planeador.

Combinada com as necessidades declaradas em cada tarefa, a grade responde a perguntas como «quantas pessoas no recreio às 10:00?» ou «que faixas horárias deve a vida escolar cobrir esta semana?».

Criar uma grade

O separador Grade da Gestão de pessoal apresenta as grades existentes e a sua distribuição ao longo do ano. Para cada grade, você preenche:

• o nome — curto e reconhecível, por exemplo Semana tipo, Exames T1, Férias;
• os Dias úteis — por exemplo de segunda a sexta para a semana tipo, ou uma seleção específica para uma semana de exames;
• a Grade horária — as faixas horárias da grade, que você define livremente. Na vida escolar, o quarto de hora é comum, e estas faixas podem ser mais finas do que a grade das aulas pedagógicas.

O botão Distribuição das grades atribui depois cada grade às semanas ou aos intervalos de datas do ano que ela cobre.

Na primeira abertura, é proposta uma grade vazia. Para criar uma grade suplementar, duplique uma grade existente com Duplicar, renomeie-a e adapte-a a seguir.

Definir as tarefas e as suas necessidades

As próprias tarefas — rótulo, número de pessoas, local, pessoal autorizado — definem-se no ecrã Atribuições: consulte Definir as tarefas a cobrir. Para cada tarefa, o editor de necessidades precisa depois, faixa a faixa na grade, quantas pessoas são esperadas (0 = nenhuma necessidade).

A necessidade pode variar fortemente consoante a hora: 0 pessoas no recreio durante as aulas, 3 pessoas ao meio-dia para o refeitório, 1 pessoa na biblioteca toda a tarde.

Locais e distâncias

Se a sua instituição tiver vários locais, declare-os no fundo do ecrã Grade com as suas distâncias. Uma tarefa localizada num local distante desencadeia um alerta se a mesma pessoa for esperada noutro sítio sem tempo de deslocação suficiente.

Compatibilidades com efetivo reduzido

Quando o efetivo disponível é mais curto do que o ideal (caso frequente: ausências em cascata, períodos de exames), você pode declarar compatibilidades entre tarefas vizinhas: uma mesma pessoa pode então cobrir duas tarefas em paralelo.

Exemplo típico: corredor 2 + corredor 3 são fundíveis — a mesma pessoa pode vigiar os dois. Você declara-o na tarefa, no ecrã Atribuições, para orientar as decisões de atribuição.

Não declare uma compatibilidade para ocultar de forma duradoura um efetivo reduzido. A compatibilidade deve corresponder a uma situação que a instituição aceita realmente no terreno.

Modelos de grade

Se gerir a mesma estrutura de planeamento todas as semanas, você pode duplicar uma grade existente para partir de uma base. Casos recorrentes:

• Semana tipo — a grade de referência (do início ao fim do ano).
• Semana de férias — menos tarefas, equipa reduzida.
• Semana de exames — supervisão de anfiteatros que se acrescenta às tarefas correntes.
• Dia especial — portas abertas, saída, evento interno, conselho ou receção particular.

Verificar a coerência antes de atribuir

Antes de passar à etapa de atribuição, utilize a grade como uma lista de verificação operacional:

• as tarefas cobrem de facto cada período útil?
• as necessidades são realistas em relação à equipa disponível?
• os postos multilocal têm em conta os tempos de deslocação?
• as restrições de pessoal autorizado correspondem às pessoas realmente habilitadas?
• as compatibilidades entre tarefas permanecem aceitáveis mesmo com efetivo reduzido?

Assim que a grade estiver validada, passe à etapa de atribuição. Consulte Atribuir o pessoal.