Ein Dienstraster erstellen

Ein Dienstraster legt den zeitlichen Rahmen des Dienstes fest: die Arbeitstage, die Zeitfenster und die Zeiträume des Jahres, in denen es gilt. Das ist der Schritt, der vor dem Benennen der Personen erfolgt — Sie setzen den Rahmen, die abzudeckenden Aufgaben werden anschließend im Bildschirm Zuweisungen beschrieben, und die Befüllung erfolgt im Planer.

In Verbindung mit dem auf jeder Aufgabe deklarierten Bedarf beantwortet das Raster Fragen wie „wie viele Personen auf dem Schulhof um 10 Uhr?“ oder „welche Zeitfenster muss das Schulleben diese Woche abdecken?“.

Ein Raster erstellen

Der Reiter Raster des Personaleinsatz zeigt die bestehenden Raster und ihre Verteilung über das Jahr. Für jedes Raster tragen Sie ein:

• den Namen — kurz und wiedererkennbar, zum Beispiel Musterwoche, Prüfungen T1, Ferien;
• die Arbeitstage — zum Beispiel Montag bis Freitag für die Musterwoche oder eine spezifische Auswahl für eine Prüfungswoche;
• das Zeitraster — die Zeitfenster des Rasters, die Sie frei festlegen. Im Schulleben ist die Viertelstunde üblich, und diese Zeitfenster können feiner sein als das Raster der pädagogischen Unterrichtsstunden.

Die Schaltfläche Gitterverteilung weist anschließend jedes Raster den Wochen oder Datumsbereichen des Jahres zu, die es abdeckt.

Beim ersten Öffnen wird ein leeres Raster angeboten. Um ein zusätzliches Raster zu erstellen, duplizieren Sie ein bestehendes Raster mit Duplizieren, benennen es um und passen es dann an.

Die Aufgaben und ihren Bedarf definieren

Die Aufgaben selbst — Bezeichnung, Personenzahl, Standort, autorisiertes Personal — werden im Bildschirm Zuweisungen definiert: siehe Die abzudeckenden Aufgaben definieren. Für jede Aufgabe gibt der Bedarfseditor anschließend Zeitfenster für Zeitfenster auf dem Raster an, wie viele Personen erwartet werden (0 = kein Bedarf).

Der Bedarf kann je nach Uhrzeit stark schwanken: 0 Personen auf dem Schulhof während des Unterrichts, 3 Personen mittags für die Mensa, 1 Person den ganzen Nachmittag in der Bibliothek.

Standorte und Entfernungen

Wenn Ihre Einrichtung mehrere Standorte umfasst, deklarieren Sie sie am unteren Rand des Bildschirms Raster mit ihren Entfernungen. Eine auf einem entfernten Standort verortete Aufgabe löst eine Warnung aus, wenn dieselbe Person ohne ausreichende Wegzeit anderswo erwartet wird.

Kompatibilitäten bei Unterbesetzung

Wenn die verfügbare Besetzung geringer als ideal ist (häufiger Fall: Abwesenheiten in Kaskade, Prüfungszeiten), können Sie Kompatibilitäten zwischen benachbarten Aufgaben deklarieren: Eine und dieselbe Person kann dann zwei Aufgaben parallel abdecken.

Typisches Beispiel: Flur 2 + Flur 3 sind zusammenlegbar — dieselbe Person kann beide beaufsichtigen. Sie deklarieren dies auf der Aufgabe, im Bildschirm Zuweisungen, um die Zuweisungsentscheidungen zu leiten.

Deklarieren Sie keine Kompatibilität, um eine Unterbesetzung dauerhaft zu verschleiern. Die Kompatibilität muss einer Situation entsprechen, die die Einrichtung in der Praxis tatsächlich akzeptiert.

Rastervorlagen

Wenn Sie jede Woche dieselbe Planungsstruktur verwalten, können Sie ein bestehendes Raster duplizieren, um von einer Grundlage auszugehen. Wiederkehrende Fälle:

• Musterwoche — das Referenzraster (Schuljahresbeginn bis Jahresende).
• Ferienwoche — weniger Aufgaben, reduziertes Team.
• Prüfungswoche — Hörsaalaufsicht, die zu den laufenden Aufgaben hinzukommt.
• Besonderer Tag — Tag der offenen Tür, Ausflug, internes Ereignis, Konferenz oder besonderer Empfang.

Die Konsistenz vor dem Zuweisen prüfen

Bevor Sie zum Schritt der Zuweisung übergehen, nutzen Sie das Raster als betriebliche Checkliste:

• decken die Aufgaben jeden relevanten Zeitraum ab?
• ist der Bedarf im Verhältnis zum verfügbaren Team realistisch?
• berücksichtigen die standortübergreifenden Posten die Wegzeiten?
• entsprechen die Beschränkungen des autorisierten Personals den tatsächlich befugten Personen?
• bleiben die Kompatibilitäten zwischen Aufgaben auch bei Unterbesetzung akzeptabel?

Sobald das Raster geprüft ist, gehen Sie zum Schritt der Zuweisung über. Siehe Das Personal zuweisen.