Preparare i propri dati per un'importazione massiva (in blocco)

Inserire manualmente diverse centinaia o migliaia di righe (professori, studenti, aule, lezioni…) è raramente opportuno. Omniscol propone delle importazioni in massa tramite copia-incolla da qualsiasi foglio di calcolo (Excel, Google Sheets, Numbers, Calc…), in formato CSV o TSV. Queste importazioni si effettuano cliccando sui pulsanti , generalmente in cima agli elenchi delle entità. Alcuni servono solo a esportare i dati, ma la maggior parte accetta l'importazione.

Che cosa si può importare?

Preparare i propri file

Regole d'oro:

1. Una riga = un'entità. Nessuna riga unita, nessuna intestazione multi-riga.
2. Rispettare l'ordine delle colonne atteso da Omniscol. La schermata di importazione mostra il canovaccio con le colonne nell'ordine di destinazione e può riorganizzare queste colonne lato Omniscol per adeguarsi all'ordine del suo foglio di calcolo di partenza — il che rende il copia-incolla da Excel o Google Sheets pulito, senza riscrivere il suo file.
3. Alcune colonne sono in sola lettura. Sono allora in grigio, destinate unicamente all'esportazione dei dati. La prima colonna è generalmente l'identificativo del dato già registrato nel database.
4. Le colonne contrassegnate da un "*" sono obbligatorie. Se manca un campo obbligatorio, la riga viene ignorata (non importata alla creazione, oppure eliminata se esisteva già nel database).
5. I separatori interni di una cella sono liberi negli elenchi (multi-professore, multi-gruppo, multi-aula di una lezione): virgola, punto e virgola, barra.
6. L'IA integrata pulirà i dati ma fino a un certo punto: cerchi di avere dati puliti e non ambigui, altrimenti potrebbe avere qualche brutta sorpresa.

Campi tipici per entità

Professori

• Nome, Cognome (obbligatori).
• E-mail (raccomandata per gli inviti).
• Matricola / ID esterno (opzionale ma utile per la tracciabilità).
• Materie insegnate (elenco, separatori liberi).
• Servizio orario (numero di ore settimanali previste).
• Sito principale (se multi-sito).

Studenti

• Nome, Cognome (obbligatori).
• E-mail (raccomandata).
• Matricola SIS (utile per evitare le omonimie).
• Livello / Classe.
• Gruppi (opzione, sottogruppo).
• Stato (attivo, in pre-iscrizione, inattivo).

Aule

• Nome (obbligatorio).
• Sito (obbligatorio se multi-sito — altrimenti Omniscol assegna al sito predefinito).
• Capienza.
• Specializzazioni (elenco).
• Edificio (libero).
• Tag / commenti.

Lezioni

• Classe + materia (come minimo).
• Durata (altrimenti dedotta dagli orari di inizio/fine).
• Giorno, ora di inizio, ora di fine (per pre-posizionare; altrimenti lasciare vuoto e posizionare in seguito).
• Gruppo (opzionale).
• Tipo di lezione (esercitazione, laboratorio, lezione frontale, esame…).
• Professore/i (separatori liberi).
• Aula/e (separatori liberi — sì, più aule su una stessa lezione sono supportate).
• Risorsa/e.
• Settimane alternate (formato A/B, 1/2, ecc.).
• Commento libero.

Dopo la preparazione

Lo svolgimento dell'importazione dipende dalla schermata di destinazione. Generalmente, la schermata si aggiorna integralmente con i nuovi dati.

Per le lezioni di un orario, vedere Importazione massiva dei corsi da foglio di calcolo, che documenta l'assistente dedicato in quattro fasi.

Esportazione

Lo stesso procedimento di foglio di calcolo interno permette di estrarre i dati. A tale scopo, diverse opzioni:

• Copia-incolla verso un foglio di calcolo esterno (formato TSV, automatico).
• Utilizzare i pulsanti in basso per esportare direttamente in un file PDF, CSV o Excel (XLSX).

Reimportazione

L'importazione non è limitata a un'importazione iniziale. È possibile importare in massa in più fasi. La prima colonna, denominata "id", contiene l'identificativo in sola lettura di ciascuna entità nel database, che si può ritrovare negli URL. Se si modifica una riga corrispondente a un dato identificativo, allora i dati dell'entità vengono modificati.

Per aggiungere nuovi dati, basta andare in fondo al foglio di calcolo, dove ci sono sempre alcune righe vuote, senza identificativo associato. Incollare nuovi dati, come all'importazione iniziale, riallarga la tabella di altrettanto.

Le entità reimportate possono contenere dati complessi, che non sono idonei all'importazione/esportazione (a volte, si può avere una colonna in sola lettura che serve unicamente all'esportazione di questi dati). È per esempio il caso dei vincoli orari sui professori, sulle aule, sulle classi, ecc. In questo caso, la reimmissione identica è automatica.

Questo sistema permette così di importare in massa in più volte senza perdere dati arricchiti sulle entità esistenti, potendo al contempo crearne di nuove o eliminarne altre.

Eliminazione massiva

Come visto per la reimportazione, la prima colonna "id" serve a individuare le diverse entità. Se si elimina una riga, come minimo le colonne obbligatorie contrassegnate da un "*", allora l'importazione eliminerà le entità svuotate. Dato che si possono selezionare più righe e colonne, come su un foglio di calcolo standard, basta premere il tasto Canc della tastiera per cancellare tutte le righe desiderate, e quindi eliminare dal database le entità corrispondenti, in massa.