Inviter et activer ses utilisateurs

Quatre rôles utilisateur côté école structurent la prise en main : Administrateur, Professeur, Élève et Personnel. Chaque rôle donne accès à un périmètre différent.

Quel écran pour quel rôle

Le détail des droits de chaque rôle et leur correspondance technique sont décrits dans Utilisateurs et rôles.

Création unitaire ou création en masse (batterie)

Unitaire : bouton Ajouter sur l'écran du rôle concerné. Vous ouvrez le formulaire d'un seul utilisateur et renseignez ses informations de base.

Masse (batterie) : bouton Importer des données sur l'écran du rôle concerné. Vous créez ou modifiez plusieurs lignes dans un tableau, à partir d'un fichier préparé dans Excel, Google Sheets, Numbers ou Calc. Voir Préparer ses données pour un import massif.

Activation d'un utilisateur

Un utilisateur actif peut se connecter, figurer dans les écrans qui le concernent et recevoir des affectations.

Pour rendre un utilisateur inactif sans le supprimer, utilisez sa fiche ou l'action de masse. Un compte inactif ne peut plus se connecter ni être affecté à de nouveaux emplois du temps, mais son historique reste consultable.

Inviter par e-mail

Le bouton Inviter un utilisateur, sur une sélection d'utilisateurs, envoie un e-mail à chaque destinataire avec un lien de première connexion. Vérifiez d'abord que les e-mails sont renseignés ; sinon l'invitation ne peut pas partir.

Définir des mots de passe initiaux

Si l'invitation par e-mail n'est pas adaptée, vous pouvez définir des mots de passe manuellement avec Modification du mot de passe. À réserver plutôt aux comptes pilotes, aux comptes de service ou aux situations où l'établissement gère lui-même la distribution des identifiants. Le mot de passe ainsi manuellement défini (potentiellement en s'aidant du bouton de génération aléatoire) est en réalité temporaire : à la première connexion, l'utilisateur devra en saisir un nouveau, personnalisé.

Placer les élèves dans les classes et groupes

Les placements se gèrent depuis l'écran Élèves :

1. Sur Élèves, sélectionnez les élèves concernés.
2. Cliquez sur Assigner à une classe.
3. Choisissez l'année scolaire, la classe et les dates si nécessaire.
4. Utilisez Groupes pour les groupes (langues, options, TP, demi-classes).

Les placements peuvent être faits en plusieurs vagues, par exemple par niveau ou au fil des inscriptions.

Il existe une option pour que les élèves soient affectés directement dans les classes et les groupes au niveau des emplois du temps, a priori, et non dans le module Administration, a posteriori. Contactez l'équipe Omniscol si vous êtes intéressés par ce mode de fonctionnement.